گزارش مدیریتی چیست؟ + اصول تهیه آن

گزارش مدیریتی یکی از مهم‌ترین عواملی است که مدیران سازمان‌ها باید مورد توجه قرار دهند. همانگونه که شما بدون استفاده از کیلومتر شمار نباید رانندگی کنید؛ بدون استفاده از گزارش مدیریتی نیز کارها به‌درستی پیش نخواهند رفت. چنانچه شما کسی هستید که بدون استفاده از سرعت سنج خودرو رانندگی می‌کنید؛ پس حتماً نمی‌توانید یک مدیر مناسب باشید. حالا ممکن است با خود بگویید که اصلاً گزارش مدیریتی چیست و چگونه باید آن را تهیه کرد. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا به پاسخ این پرسش برسید. 

گزارش مدیریتی چیست؟

گزارش مدیریتی، سندی است که اطلاعات مهم و مرتبط با عملکرد یک سازمان را به مدیران ارائه می‌دهد. گزارش‌های مدیریتی اهمیت زیادی برای سازمان‌ها دارند. این گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا:

• عملکرد سازمان را ارزیابی کنند.
• روندهای موجود را شناسایی کنند.
• چالش‌ها و فرصت‌های موجود را شناسایی کنند.
• تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.

انواع گزارشات مدیریتی

گزارش‌های مدیریتی را می‌توان بر اساس عوامل مختلفی دسته‌بندی کرد. برخی از انواع گزارش‌های مدیریتی عبارت‌اند از:

• گزارش متمرکز
• گزارش بازخورد
• گزارش مدیریت

گزارش متمرکز (Focus Report)

گزارش متمرکز، گزارشی است که عملکرد هر یک از کارکنان را در ارتباط با وضعیت واقعی هر یک از شاخص‌های فرایندی که به آنها اختصاص یافته، نشان می‌دهد.

وضعیت شاخص‌ها

«وضعیت» شاخص‌ها، عددی است که نتیجه‌ی آن شاخص را در دوره‌ی گزارش‌دهی قبلی نشان می‌دهد. برای مثال، اگر شاخص «درصد کالای مرجوعی از سمت مشتریان» باشد و میزان آن در ماه آوریل، ۳ درصد باشد، وضعیت مربوط به این شاخص در گزارش متمرکز ماه مِی، ۳ درصد خواهد بود.

ارزیابی عملکرد کارکنان

وقتی وضعیت کارکنان براساس معیارهای تعیین‌شده‌ای ارزیابی می‌شود، می‌توان مشخص کرد که وضعیت آنها به چه صورت است.

برای هر فاکتور مهم در کارت امتیازی، می‌توان سه سطح هدف را تعیین کرد: حداقل، رضایت‌بخش و عالی.

با داشتن این معیارها، سه سناریوی زیر امکان‌پذیر خواهد بود:

• عملکرد فوق‌العاده: وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف عالی است.
• عملکرد خوب: وقتی که وضعیت، بهتر از سطح هدف رضایت‌بخش است.
• عملکرد بد: وقتی که وضعیت، بدتر از سطح هدف حداقل است.

اما به هر حال این موضوعاتی که در این محتوا مطرح می‌شود بسیار کلی است. اما اگر به بحث ارزیابی عملکرد کارکنان علاقمند هستید حتما روی لینک کلیک کنید.

روند عملکرد کارکنان

 روند درواقع نشان دهنده وضعیت عملکرد کارکنان است. فرضاً عملکرد کارمندان شما در ماه گذشته بدتر از سطح حداقل بوده، اما در طول ۵ دوره‌ گذشته خوب بوده است. 

گزارش بازخورد (Feedback Report)

گزارش بازخورد، گزارشی است که عملکرد کارکنان را در مقایسه با اهداف تعیین‌شده برای آن‌ها، ارزیابی می‌کند. این گزارش به مدیران کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف کارکنان خود را شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای بهبود عملکرد آن‌ها انجام دهند.

عناصر گزارش بازخورد

گزارش بازخورد شامل اطلاعات زیر است:

• وضعیت شاخص‌های عملکرد: این بخش نشان می‌دهد که وضعیت هر یک از شاخص‌های عملکرد کارکنان، در مقایسه با هدف تعیین‌شده برای آن شاخص، در چه سطحی قرار دارد.
• روند عملکرد: این بخش نشان می‌دهد که روند عملکرد کارکنان در یک بازه زمانی مشخص، چگونه بوده است.
• تغییرات قابل‌توجه: این بخش نشان می‌دهد که آیا عملکرد کارکنان در یک یا چند شاخص، تغییرات قابل‌توجهی داشته است یا خیر.

کاربرد گزارش بازخورد

گزارش بازخورد کاربردهای مختلفی دارد، از جمله:

• ارائه بازخورد به کارکنان: گزارش بازخورد به کارکنان کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را درک کنند و برای بهبود عملکرد خود، برنامه‌ریزی کنند.
• تصمیم‌گیری در مورد پاداش‌ها و ارتقاها: مدیران می‌توانند از گزارش بازخورد برای تصمیم‌گیری در مورد پاداش‌ها و ارتقاهای کارکنان استفاده کنند.
• شناسایی نیازهای آموزشی: مدیران می‌توانند از گزارش بازخورد برای شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان استفاده کنند.

گزارش مدیریت (Management Report)

به‌عنوان مدیر، شما باید از عملکرد کارکنان خود در هرم مسئولیت خود آگاه باشید. برای این کار، می‌توانید از گزارش‌های متمرکز و بازخورد استفاده کنید. اما این گزارش‌ها می‌توانند وقت‌گیر و دشوار باشند.

گزارش مدیریت، گزارشی است که به شما کمک می‌کند تا به‌طور سریع و کارآمد از عملکرد کلی کارکنان خود در هرم مسئولیت خود آگاه شوید. این گزارش، خلاصه‌ای از نکات برجسته‌ی گزارش‌های متمرکز و بازخورد همه‌ی افراد در هرم مسئولیت شماست.

گزارش مدیریت بر اساس رویکرد «مدیریت با استثنا» است. در این رویکرد، عملکرد کارکنانی که در محدوده‌ی قابل‌قبول قرار می‌گیرند، گزارش نمی‌شود. چرا که عملکرد آنها رضایت‌بخش است و نیازی به مداخله‌ی شما نیست.

اما کارکنانی که عملکرد آنها در محدوده‌ی قابل‌قبول قرار نمی‌گیرد، در گزارش مدیریت ذکر می‌شوند. این کارکنان می‌توانند شامل افرادی باشند که عملکرد عالی دارند یا افرادی که با مشکلاتی مواجه هستند.

البته گنجاندن تمام استثناها در گزارش مدیریت، موجب شلوغ‌شدن گزارش و کاهش اثربخشی آن می‌شود. بنابراین، در سیستم گزارش‌دهی از طرح تشدید (escalation scheme) استفاده می‌شود. این طرح تعیین می‌کند که کدام استثناها باید به شیوه‌ای روبه‌بالا گزارش داده شوند.

براساس قانون تشدیدی (escalation rule) که قابل تنظیم و تغییر است، استثناهای مثبت و منفی زمانی به سطوح بالاتر می‌روند که تکرار شوند. قانونی که ما توصیه می‌کنیم این است که درصورت وجود دو یا چند استثنا پیاپی بدتر از سطح حداقل/حداکثر یا بالاتر از سطح رضایت‌بخش، به سطح بالاتر و بعدی برویم. 

مثال: برای توضیح منطق موجود در پس قانون تشدید، می‌توان مثال زیر را در نظر گرفت:

فرض کنید سرپرستی مسئول خط تولیدی است که بازده آن کاهش یافته است. او زمان کوتاهی برای حل این مشکل دارد. اگر نتواند مشکل را حل کند، مسئله به رئیس او اطلاع داده می‌شود. رئیس او نیز مدت‌زمان مشخصی فرصت دارد تا به سرپرست کمک کند. اگر مشکل همچنان ادامه داشته باشد، به مدیر کارخانه اطلاع داده می‌شود. این روند تا رسیدن به مدیر عامل ادامه می‌یابد.

اگر مشکل جدی باشد و هیچ کس نتواند راه‌حل آن را پیدا کند، ممکن است مشکل از سیستم سازمان باشد. در این حالت، مدیر عامل باید مداخله کند و مشکل را حل کند.

این مثال نشان می‌دهد که قانون تشدید به مدیران کمک می‌کند تا مشکلات را در اسرع وقت شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای حل آنها انجام دهند.

نمونه گزارش مدیریتی

نمونه گزارش مالی به مدیریت می‌تواند به شکلی موثر و سازنده ارائه شود. در این گزارش، به جزئیات فنی و ریز صورتحساب‌ها، مدیر مالی به طور حرفه‌ای و خلاصه به وضعیت عملکرد مالی سازمان پرداخته و تمرکز خود را بر اطلاعات کلان و کاربردی قرار می‌دهد.

توجه به جزئیات مهم، در انواع گزارشات مدیریتی به چشم می‌خورد. مدیر مالی با استفاده از اصطلاحات قابل فهم، وضعیت مالی و کارایی سازمان را تشریح می‌کند. 

در هر موقعیت، مهم است که نمونه گزارش مدیرینی به صورت جامع، به زبان ساده و غیر تخصصی ارائه شوند. این امر به مدیران ارشد امکان می‌دهد تا به راحتی درک کاملی از عملکرد مالی و وضعیت واحد تحت پوشش داشته باشند. همچنین، این نحوه ارائه گزارشات، امکان ارتقاء ارتباط و هماهنگی بین مدیر مالی و مدیر عامل را تقویت می‌کند.

نکات مهم تهیه نمونه گزارش مدیریتی اکسل

برای تهیه یک نمونه گزارش مدیریتی، به موارد زیر نیاز دارید:

1. مهارت‌های فرمول‌نویسی:

• تسلط به اصول فرمول‌نویسی حرفه‌ای
• آشنایی با توابع اکسل، به‌ویژه توابع بانک اطلاعاتی
• تسلط به فرمول‌نویسی آرایه‌ای
• مهارت‌های کدنویسی در فرمت سل:
• آشنایی با همه ترفندهای Format Cell

2. مهارت‌های بصری‌سازی:

• تسلط به ابزارهای بصری‌سازی، به‌ویژه فرمت‌دهی شرطی
• مهارت کار با ابزارهای فرم (آشنایی با ابزارهای فرم، به‌ویژه Listbox، CheckBox، Option Button، Scroll Bar)
• مهارت رسم نمودار (آشنایی با انواع نمودار، ترکیب نمودارها، انتخاب نمودار مناسب، ترفندها، نمودارهای پویا)
• مهارت نامگذاری محدوده‌ها (تسلط به نامگذاری محدوده‌ها و فرمول‌نویسی در آنها)
• مهارت گزارش‌گیری با PivotTable (تسلط به ابزار PivotTable)
• مهارت گرافیک (آشنایی با نکات ظریف و حرفه‌ای گرافیکی در اکسل)

آموزش تهیه گزارش مدیریتی

تهیه گزارش مدیریتی مراحل مختلفی دارد. برخی از مراحل تهیه گزارش مدیریتی عبارت‌اند از:

1. تعیین هدف گزارش: اولین قدم در تهیه گزارش مدیریتی، تعیین هدف گزارش است. هدف گزارش باید مشخص و واضح باشد.
2. جمع‌آوری اطلاعات: مرحله بعدی، جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تهیه گزارش است. این اطلاعات می‌توانند از منابع مختلفی مانند سیستم‌های اطلاعاتی سازمان، مصاحبه با کارکنان، و بررسی‌های میدانی جمع‌آوری شوند.
3. تجزیه و تحلیل اطلاعات: مرحله بعدی، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع‌آوری‌شده است. در این مرحله، اطلاعات باید به صورت خلاصه و قابل فهم ارائه شوند.
4. نگارش گزارش: آخر، نگارش گزارش است. گزارش باید به صورت واضح و مختصر نوشته شود و اطلاعات مهم و مرتبط را به طور خلاصه ارائه دهد.

ویژگی‌های گزارش مدیریتی

گزارش‌های مدیریتی باید دارای ویژگی‌های زیر باشند تا مفید و کاربردی باشند:

• هدفمند: گزارش مدیریتی باید هدف مشخصی داشته باشد. هدف گزارش باید به طور واضح بیان شود تا خواننده بتواند از هدف گزارش مطلع شود.
• مرتبط: گزارش مدیریتی باید اطلاعات مرتبط با هدف گزارش را ارائه دهد. اطلاعات گزارش باید به طور مستقیم به موضوع گزارش مربوط باشد.
• دقیق: گزارش مدیریتی باید اطلاعات دقیق و به‌روز ارائه دهد. اطلاعات گزارش باید با واقعیت مطابقت داشته باشد.
• شفاف: گزارش مدیریتی باید به زبان ساده و روشن نوشته شود. از استفاده از اصطلاحات فنی یا تخصصی که خواننده ممکن است آنها را نداند، خودداری شود.
• مؤثر: گزارش مدیریتی باید اطلاعات گزارش را به گونه‌ای ارائه دهد که خواننده بتواند آن‌ها را به سرعت و به راحتی درک کند. از استفاده از نمودارها و جداول می‌توان برای بهبود تأثیر گزارش استفاده کرد.

گزارش مدیریتی کامل

یک گزارش مدیریتی کامل باید دارای ساختار زیر باشد:

• عنوان: عنوان گزارش باید کوتاه و مختصر باشد و هدف گزارش را به طور خلاصه بیان کند.
• مخاطب: مخاطب گزارش باید مشخص باشد.
• تاریخ: تاریخ گزارش باید مشخص باشد.
• خلاصه: خلاصه گزارش باید به طور خلاصه، هدف گزارش، نتایج اصلی گزارش، و توصیه‌های گزارش را بیان کند.
• جزئیات: جزئیات گزارش باید اطلاعات مهم و مرتبط را به طور خلاصه ارائه دهد.
• پیش‌بینی‌ها: پیش‌بینی‌ها باید نتایج احتمالی آینده را بر اساس اطلاعات گزارش بیان کند.
• توصیه‌ها: توصیه‌ها باید پیشنهاداتی برای بهبود وضعیت را ارائه دهد.

اهداف گزارش مدیریتی 

اهداف گزارش مدیریتی عبارت‌اند از:

1. اطلاع‌رسانی: گزارش مدیریتی باید اطلاعات مهم و مرتبط با عملکرد یک سازمان را به مدیران ارائه دهد. این اطلاعات می‌توانند شامل اطلاعات مالی، عملیاتی، بازاریابی، و منابع انسانی باشند.
2. تحلیل و ارزیابی: گزارش مدیریتی باید اطلاعات ارائه‌شده را تجزیه و تحلیل کند و نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کند.
3. پیش‌بینی: گزارش مدیریتی باید نتایج احتمالی آینده را بر اساس اطلاعات ارائه‌شده پیش‌بینی کند.
4. توصیه‌گیری: گزارش مدیریتی باید پیشنهاداتی برای بهبود عملکرد سازمان ارائه دهد.

جمع بندی

در این مقاله، به بررسی ویژگی‌های گزارش مدیریتی پرداختیم. این نمونه از گزارشات باید به‌ درستی تهیه شوند و تمام جوانب اهدافی آن‌ها مورد توجه قرار بگیرند. این گزارشات برای مدیران سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد و باید تهیه شوند. عدم استفاده از گزارش مدیریتی مانند رانندگی بدون استفاده از سرعت سنج است. به همین جهت وجود این نمونه از گزارشات اهمیت دارد.