مستند سازی چیست؟ + اصول مستند سازی فرایندها در پروژه

مستند سازی به عنوان یک ابزار بسیار مهم برای ثبت و انتقال دانش و تجربیات در هر حوزه‌ای محسوب می‌شود که باعث بهبود فرآیندها و سازمان‌ها خواهد شد. در این مقاله از به اندیشان به بررسی مستند سازی و مراحل آن پرداخته‌ایم. در انتها نیز راه حل مناسبی برای مستندسازی اصولی ارائه خواهد شد.

مستند سازی چیست؟

مستند سازی به معنا ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به یک پروژه یا سازمان است. این فرآیند شامل جمع آوری، ثبت، ذخیره و ارتقا اطلاعات مربوط به یک موضوع می‌باشد. هدف اصلی این عملکرد، افزایش قابلیت اطمینان و دسترسی به اطلاعات است تا بتوان بهترین تصمیمات را گرفت و بهبودهای لازم را در فرآیندها و سازمان‌ها اعمال کرد و کنترل بهتری روی سازمان داشت. برای اطلاع از تعریف کنترل روی لینک کلیک کنید. مستند سازی می‌تواند به صورت نوشتاری، تصویری یا صوتی باشد و ممکن است از ابزارهای مختلفی مانند فایل‌های متنی، عکس، ویدیو، صدا و غیره استفاده شود. 

این ابزارها برای نگهداری و انتقال اطلاعات به دیگران کاربرد دارند. مستندات در هر یک از حوزه‌ها مانند پزشکی به عنوان یک ابزار بسیار مهم برای ثبت و انتقال دانش و تجربیات استفاده می‌شوند. در حقیقت بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها دستورالعمل‌ها و روش‌های خاص خود را برای مستند سازی فرآیندها و فعالیت‌های خود تعریف کرده‌اند چرا که این روش دارای اهمیت و ارزش بسیاری است. همچنین این دستورالعمل‌ها به منظور تضمین کیفیت و قابلیت اطمینان استفاده می‌شوند.

اصول مستند سازی 

اصول مستند سازی شامل چند مورد اساسی می‌باشد که باید در نظر گرفته شوند. اولین اصل این است که مستندات باید کامل و جامع باشند؛ به این معنی که تمامی اطلاعات مربوط به فرآیند یا پروژه مورد نظر به صورت دقیق و کامل ثبت شوند. همچنین اصول معتبر سازی شامل اطلاعات قابل اعتماد است؛ یعنی اطلاعات ثبت شده باید قابل اعتماد باشند تا بتوان به آن‌ها اطمینان کرد.

 اصل دیگر این است که مستند سازی باید قابل دسترسی باشد؛ به این معنی که هر فردی که نیاز به اطلاعات دارد بتواند به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کند. همچنین اطلاعات باید بروز و با تغییرات فعلی فرآیندها و پروژه‌ها همگام شوند. علاوه بر این بهتر است اصول معتبر سازی قابل فهم باشند که هر فردی با هر نوع دانش فنی بتواند آن‌ها را درک کرده و استفاده کند. رعایت این اصول، معتبر سازی را به یک فعالیت موثر و مفید برای سازمان‌ها و فرآیندها تبدیل می‌کند.

مراحل انجام مستند سازی

در واقع مراحل انجام مستند سازی شامل چند مرحله اصلی است. اولین مرحله، شناسایی و جمع آوری اطلاعات مربوط به پروژه یا سازمان است. در این گام تمامی اطلاعات مربوطه باید به دقت جمع آوری شده و ثبت ‌شوند. مرحله بعدی ثبت و ذخیره اطلاعات به شیوه منظم و مستقل است. این اطلاعات می‌توانند به صورت نوشتاری در فایل‌های متنی، تصویری و غیره ثبت شوند که در نتیجه در پایگاه داده‌ها ذخیره خواهند شد؛ سپس اطلاعات باید به صورت منظم و مستمر ارتقا یافته تا همواره با آخرین وضعیت فرآیند یا پروژه هماهنگ شوند. 

گام بعدی ارتقا داده‌ها به اطلاعات است. در این مرحله داده‌هایی که گردآوری شده اند بررسی و تحلیل می‌شوند و به اطلاعات قابل استفاده تبدیل خواهند شد. لازم به ذکر است این اطلاعات به صورت گزارش‌ها، نمودارها یا جداول تهیه می‌شوند و برای افراد مختلف در سازمان‌ها قابل دسترس هستند. در نهایت اطلاعات باید به صورت منظم و منسجم در دسترس کاربران قرار گیرند تا بتوانند از آن استفاده کنند و تصمیمات مناسب را بگیرند. به طور کلی مستند سازی پروژه شامل جمع آوری، ثبت، ذخیره، ارتقا و دسترسی به اطلاعات مربوطه است که هدف آن افزایش قابلیت اطمینان و دسترسی به اطلاعات می‌باشد.

کاربرد مستندات

مستند سازی در هر حوزه‌ای مانند حوزه‌های فناوری اطلاعات و مخابرات تا حوزه‌های علوم پزشکی و مهندسی کاربرد فراوانی دارد. مستندات در حوزه فناوری اطلاعات برای ثبت و محافظت اطلاعات وابسته به نرم افزارها، سیستم‌های اطلاعاتی و غیره استفاده می‌شوند. این اطلاعات شامل مستندات فنی، راهنماها، توضیحات کد، نقشه‌ها و غیره هستند. همچنین در حوزه علوم پزشکی، معتبر سازی برای ثبت و نگهداری اطلاعات پزشکی، تاریخچه بیماری‌ها، داروها و درمان‌ها، نتایج آزمایش‌ها و غیره استفاده می‌شود. این اطلاعات برای تشخیص بیماری‌ها، تحلیل داده‌ها و پژوهش‌های پزشکی کاربرد دارند.

 مستند سازی در حوزه مهندسی برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به طراحی، ساخت و نگهداری سازه‌ها، ماشین‌ آلات و فرآیندها استفاده می‌شود. این اطلاعات شامل نقشه‌ها، دفترچه راهنما، گزارش‌ها و غیره می‌باشند. بنابراین مستندات یک ابزار بسیار مهم برای ثبت و انتقال دانش و تجربیات در هر حوزه‌ای هستند. این ابزار باعث افزایش قابلیت اطمینان و دسترسی به اطلاعات می‌شود که در نتیجه باعث بهبود عملکرد شرکت‌ها و ارگان‌ها خواهد شد.

مستند سازی فرآیند 

مستند سازی فرآیند به معنا ثبت و ضبط جزییات و اطلاعات مربوط به یک فرآیند است. این فرآیند می‌تواند هر چیزی شامل روش‌های تولید محصول یا خدمات، فرآیندهای کسب و کار، فرآیندهای مدیریتی یا هر فعالیت دیگری که در یک سازمان انجام می‌شود، باشد. مستندات باعث می‌شوند شرکت‌ها اطلاعات خود را به بهترین نحو ممکن ثبت و نگهداری کنند. این اطلاعات می‌تواند شامل روش‌های انجام کار، فرآیندهای مورد استفاده، منابع مورد نیاز، نقاط قوت و ضعف و همچنین داده‌ها باشند. معتبر سازی فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا عملکرد خود را اصلاح و بازبینی کنند.

 با دسترسی به اطلاعات دقیق و جامع در مورد فرآیندهای خود، سازمان‌ها می‎توانند نقاط ضعف را پیدا کرده و راهکارهای مناسب برای بهبود آن‌ها بیابند. علاوه بر این معتبر سازی فرآیند می‌تواند در ارتقا انضباط و کیفیت کار سازمان ها نقش مهمی ایفا نماید. با دسترسی به روش‌های دقیق انجام کار و الزامات آن، کارکنان قادر خواهند بود تا بهترین شیوه‌ها را برای انجام وظایف خود پیدا کنند. در نتیجه معتبر سازی فرآیند یک ابزار مهم برای بهبود عملکرد و افزایش بهره وری در سازمان ها است.

مزایا استفاده از مستندات در سازمان‌ها

 مستد سازی در هر حوزه‌ای مزایا بسیاری دارد. این مزایا شامل موارد زیر می‌شوند:

1. ثبت و نگهداری اطلاعات: مستد سازی باعث ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به هر حوزه می‌شود. این اطلاعات می‌تواند شامل داده‌ها، فرآیندها، راهنماها، نقشه‌ها و دیگر اطلاعات مربوط به آن حوزه باشد که مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. انتقال دانش و تجربیات: مستد سازی برای انتقال دانش و تجربیات استفاده می‌شود. این ابزار به افراد دیگر فرصت می‌دهد که از تجربیات و دانش فرد یا سازمان استفاده کنند و از آن‌ها بهره ببرند.
3. افزایش قابلیت اطمینان: با استفاده از مستد سازی قابلیت اطمینان اطلاعات و فرآیندها افزایش می‌یابد. این‌‌ امر به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات را بگیرند و خطاهای احتمالی را کاهش دهند.
4. بهبود فرآیندها و سازمان‌ها: مستد سازی در پروژه باعث بهبود فرآیندها و سازمان‌ها می‌شود. افراد با دسترسی آسان به اطلاعات سازمان‌ها قادر خواهند بود تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و بهینه سازی کنند.

تفاوت مستندات غیر رسمی و رسمی

در حقیقت مستند سازی می‌تواند به دو شکل رسمی و غیر رسمی انجام شود. تفاوت اصلی بین این دو نوع در روش و فرآیند آن است. مستندات رسمی به معنا استفاده از استانداردها، قوانین و روش‌های مشخص برای ثبت و نگهداری اطلاعات است. این نوع معتبر سازی معمولا توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها به منظور ارتقا قابلیت اطمینان و دسترسی به اطلاعات استفاده می‌شود. از جمله مثال‌های مستندات رسمی می‌توان به استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات (DMS)، استفاده از فرآیندهای مشخص برای ثبت و نگهداری اطلاعات و استفاده از استانداردهای مشخص برای نگهداری داده‌ها اشاره کرد. 

از سوی دیگر مستند سازی غیر رسمی به معنا استفاده از روش‌ها و فرآیندهای غیر رسمی برای ثبت و نگهداری اطلاعات است. این نوع معتبر سازی معمولا توسط افراد و گروه‌ها به صورت شخصی یا غیر رسمی انجام می‌شود. به عنوان مثال یک فرد ممکن است از یک دفتر یادداشت یا یک فایل اکسل برای ثبت و نگهداری اطلاعات خود استفاده کند. بنابراین تفاوت اصلی بین مستند سازی رسمی و غیر رسمی در روش و فرآیند آن است. هر دو نوع معتبر سازی می‌توانند در هر حوزه‌ای مورد استفاده قرار بگیرند، اما بسته به نیاز و شرایط مختلف امکان دارد یک نوع مستند سازی مناسب تر از دیگری باشد.

عواقب مستندات نادرست

 هر چند مستند سازی می تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهبودهای لازم را در فرآیندهای خود اعمال کنند، اما اگر به درستی انجام نشود، می‌تواند عواقب منفی نیز داشته باشد. به عنوان مثال اگر اطلاعات مستند سازی نادرست باشد ممکن است که تصمیمات اشتباهی اتخاذ شود یا  بهبودهای لازم در فرآیندها به درستی انجام نگیرد. علاوه بر این مستندات نادرست می توانند منجر به ایجاد ابهامات و سردرگمی در سازمان شوند.

 اگر اطلاعات مستند سازی اشتباه باشند، کارکنان نمی‌توانند به درستی فرآیندها را دنبال کنند و این امر به کیفیت کار و عملکرد کلی شرکت آسیب می‌زند. علاوه بر این مستند سازی نادرست ممکن است باعث هدر رفت منابع شود. زمان و انرژی صرف شده برای ثبت اطلاعات نادرست و غیر مفید می‌تواند منابع سازمان را هدر بدهد. بنابراین بسیار مهم است که مستندات به درستی و با دقت انجام شوند تا عواقب منفی نداشته باشند.

در انتها برای مستندسازی اصولی با خطای بسیار کم و با سطوح دسترسی مختلف درون سازمان می‌توانید از سیستم برنامه ریزی، بودجه ریزی و کنترل پروژه شرکت به اندیشان استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر وارد لینک شوید و با کارشناسان ارتباط برقرار کنید.