تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟ همراه با مثال

یکی از موضوعات مهم و جذاب در زمینه مدیریت و بهبود عملکرد سازمانی تفاوت اثربخشی و کارایی است. در این مقاله، به بررسی عوامل مختلفی که بر کارایی و اثربخشی در محیط کار تأثیر می‌گذارند، خواهیم پرداخت. هدف اصلی این تحقیق، شناخت عواملی است که می‌توانند به بهبود کارایی و اثربخشی در سازمان‌ها کمک کنند و موجب افزایش عملکرد و توانمندی‌های انسانی در محیط کار گردند. از اهمیت این موضوعات، تأثیر آنها بر بهره‌وری، موفقیت سازمانی، و رضایت کارمندان است که بر موفقیت و پیشرفت هر سازمانی تأثیر مهمی دارد. این مقاله با ارائه مطالعات و تحقیقات جدید در این زمینه، سعی در ارائه راهکارها و استراتژی‌هایی دارد که می‌توانند بهبود کارایی و اثربخشی در محیط کار را تسهیل و تسریع کنند.

تعریف کارایی

کارایی به معنای اندازه‌گیری میزان منابعی است که برای انجام یک فعالیت مشخص صرف می‌شود و این تحلیل معمولاً با توجه به مقدار زمان، پول، یا انرژی صورت می‌گیرد. در حقیقت، افزایش کارایی به معنای کاهش اتلاف منابع در اجرای یک فعالیت است.

برای اثبات این ادعا:

• هنگامی که یک فعالیت امروز با کمترین منابع نسبت به دیروز انجام می‌شود، می‌توان اعلام کرد که کارایی در این فعالیت افزایش یافته است.
• اگر دو نفر برای انجام یک پروژه راهی را انتخاب کنند و یکی از آن‌ها پروژه را با هزینه یا زمان کمتری انجام دهد، می‌توان کارایی بیشتری در این پروژه مشاهده کرد.
• هنگامی که خستگی یا دیگر مشکلات از عملکرد یک فرد رویایی کاهش می‌یابد، می‌توان گفت کارایی فرد کاهش یافته است.
• صدای هشدار موبایل می‌تواند تمرکز را مختل کرده و عملکرد را کاهش دهد.
• هر چقدر فردی در یک فعالیت شتاب بیشتری بگیرد، کارایی کل مجموعه به‌طور محسوسی افزایش می‌یابد.
• نکته مهمی که باید به آن توجه کرد این است که در مفهوم کارایی، اصل اینکه کار به درستی انجام می‌شود یا نه، مهم نیست. ما تنها به "میزان منابع مصرف شده برای همان فعالیت کنونی" توجه داریم. 

به عنوان مثال، فرض کنید یک کارشناس برای انجام فعالیت‌های دیجیتال کسب و کاری استخدام می‌شود. او بدون اینکه بتواند تحلیلی صحیح از کارهای صورت گرفته داشته باشد، فعالیت‌ها را با کیفیت گذشته و با هزینه‌ای کمتر (یا در زمان کمتر) انجام می‌دهد.

در این شرایط، استخدام کارشناس می‌تواند کارایی را بهبود بخشد.

تعریف اثر بخشی

اثربخشی به میزان تطابق فعالیت‌ها با اهداف تعیین‌شده ارزیابی می‌شود. افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیت‌ها بهتر با اهداف همخوانی دارند. مثال‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه می‌توان از اصطلاح اثربخشی در جملات و بیانیه‌ها استفاده کرد:

• استفاده از فضای تبلیغاتی در فرودگاه‌ها برای تبلیغ مواد غذایی، از اثربخشی کمتری برخوردار است.
• اگر هدف از دوره‌های آموزشی مدیریتی، پرورش مدیران ماهر است، این دوره‌ها به اندازه کافی اثربخش نبوده‌اند.
• تا زمانی که شاخص‌های کلیدی عملکرد تعیین نشده باشند، نمی‌توان از اثربخشی فعالیت‌های بخش منابع انسانی صحبت کرد.

در زندگی شخصی و سازمانی، اثربخشی زمانی معنا پیدا می‌کند که مأموریت، چشم انداز و اهداف مشخص باشند، زیرا این عوامل جهت‌گیری کلی را مشخص می‌کنند و پس از تعیین جهت می‌توان همخوانی اقدامات با جهت‌گیری مطلوب را ارزیابی کرد.

اگر ندانیم چه می‌خواهیم انجام دهیم، هرگز نمی‌توانیم اثربخشی را افزایش دهیم (به عبارت دیگر، حتی در صورت ندانستن و عدم فهم، می‌توان اقدامات کنونی را با کارایی بیشتری انجام داد).

مهم‌ترین تفاوت‌های کارایی و اثربخشی

یکی از سؤالاتی که در آموزش مدیریت پرسیده می‌شود و به طور تکراری مطرح می‌شود، این است: «تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟»

بسیاری از دانشجوها نیز عموماً پاسخی آماده و کلیشه‌ای ارائه می‌دهند که معمولاً به این شکل است: «کارایی به معنای انجام درست کار و اثربخشی به معنای انجام کارهای درست است.»

اما اگر به تفصیلاتی که در این درس ارائه شده توجه کنید، خواهید دید که این سؤال اصولاً چندان معنا و اهمیتی ندارد.

کارایی و اثربخشی به مفاهیم مختلفی اشاره می‌کنند و نمی‌توان آن‌ها را با هم مقایسه کرد.

کارایی به مفاهیمی نزدیک‌تر به مهندسی است و در بسیاری از موارد می‌توان آن را به شکل کمّی ارزیابی کرد. اما اثربخشی، نیازمند تعیین جهت و بنیادی‌تر است.

با این حال، مفید است به یاد داشته باشیم که:

• دغدغه کارایی این است که «چگونه می‌توانم همین کارهایی که در حال انجامشان هستم را با بهره‌وری بیشتر و با کمترین اتلاف انجام دهم؟»
• دغدغه اثربخشی این است که «آیا این کارهایی که انجام می‌دهم، واقعاً همان کارهایی هستند که باید انجام دهم؟ یا باید به دنبال کارها و فعالیت‌های دیگری بروم؟»

اثربخشی و کارایی در زندگی 

در زندگی خصوصی خود، معمولاً به گونه‌ای با بازی‌های افزایش کارایی مشغول می‌شویم و گاهی مسئله‌ی اثربخشی را از یاد می‌بریم.

تلاش برای مدیریت بهتر زمان، کوشش در کاهش ساعات خواب، تمرین برای افزایش سرعت مطالعه، پیدا کردن مسیری که به محل کار یا منزل سریع‌تر برساند، و انتخاب فروشگاهی با قیمت‌های مناسب، همه بهبود کارایی را نشان می‌دهند.

اما گاهی ذهن ما در این بهینه‌سازی‌ها گرفتار می‌شود و فراموش می‌کنیم از خود بپرسیم: «مسیر مناسب من در زندگی (شخصی/شغلی) چیست؟» و «آیا فعالیت‌هایی که انجام می‌دهم با آن مسیر هماهنگ است؟»

به‌عنوان مثال، تلاش برای یادگیری زبان آلمانی و شرکت در کلاس‌های مربوط به آن، از جنس تلاش برای بهبود کارایی است. اما باید از خود بپرسیم که آیا این فعالیت برای من مناسب است یا خیر؟ این سؤال از جنس دغدغه‌ی اثربخشی است.

به‌طور مشابه، تلاش برای خواندن کتاب‌ها به‌صورت تُندخوانی، از جنس دغدغه‌های کارایی است. اما فکر کردن به این‌که چگونه می‌توان باعث یادگیری عمیق‌تر و بیشتر از مطالب یک کتاب شد، از جنس اثربخشی است.

در همین راستا، تلاش برای پیشروی و پیشرفت در حرفه و کار، از جنس دغدغه‌های کارایی است، اما سوال این است که آیا مسیری که در حال حاضر دنبال می‌کنیم، با آرزوها و اهداف واقعی‌مان هماهنگ است یا نه؟ این سؤال از جنس اثربخشی است.

اثر بخشی و کارایی در سازمان

بحث درباره کارایی و اثربخشی در سازمان نیز به شیوه‌های متفاوتی مطرح می‌شود.

در سازمان‌ها، فرایندهای مختلفی وجود دارد که می‌توانند بهبود یابند، سرعت انجام آن‌ها را افزایش دهند و یا مصرف منابع در آن‌ها را بهینه کنند.

این تلاش‌ها اغلب زیرمجموعه افزایش کارایی قرار می‌گیرند و معمولاً مدیران عملیاتی به عنوان کسانی شناخته می‌شوند که بیشتر درگیر این نوع مسائل هستند و به بهبود فرآیندها و عملکرد سازمان اهمیت می‌دهند.

اما مدیران استراتژیک، علاوه بر اینکه به افزایش کارایی فکر می‌کنند، پیوسته به اثربخشی نیز توجه دارند و سوالاتی را مطرح می‌کنند مانند: آیا واقعاً این کار یا فرایند باید انجام شود؟ آیا منابع را نمی‌توان به جایگزینی بهتری اختصاص داد؟

هر دوی این سوالات در محیط سازمانی بسیار اهمیت دارند و تمام مدیران باید به هر دو جنبه توجه داشته باشند. با این حال، در سطوح سازمانی بالاتر، انتظار می‌رود که مدیران به مسائل استراتژیکی بیشتر توجه کنند.

اثر بخشی، کارایی و بهره‌وری‌ در کنار مدیریت زمان

در تعریف بهره وری (Productivity) آمده است که این مفهوم حاصل جمع کارایی و اثربخشی است. با این حال، باید توجه داشت که این دو پارامتر از یک نوع نیستند و نمی‌توان آن‌ها را با هم جمع کرد، همچنین مانند اینکه امکان ندارد قد و وزن یک نفر را با هم جمع کرده و آن را به عنوان یک شاخص اعلام کرد. بنابراین، جمله "بهره وری حاصل جمع کارایی و اثربخشی است" بیشتر یک بیان نمادین به‌شمار می‌آید. به طور دیگر، زمانی که از افزایش بهره وری صحبت می‌شود، منظور این است که در حال تلاش برای ایجاد بهبود در هر دو زمینه کارایی و اثربخشی هستیم.

رویکرد رایج در آموزش مهارت مدیریت زمان از جهت افزایش راندمان و کارایی ماست، که به ما کمک می‌کند که کارهای قبلی خود را بهبود بخشیم. اما مرحله اول مدیریت زمان باید شامل بررسی کارهایی باشد که باید انجام دهیم و کارهایی که بهتر است انجام ندهیم.

بنابراین، بهتر است به جای اصطلاح "مهارت مدیریت زمان"، که از اصطلاحات شناخته‌شده‌تری استفاده می‌شود، به خاطر داشته باشیم که هدف ما افزایش بهره وری است.

جمع بندی

در این مقاله، تفاوت بین کارایی و اثربخشی را بررسی کردیم و نشان دادیم که این دو مفهوم از جنس یکسانی نیستند. کارایی به انجام درست و بهینه کارها با توجه به منابع مصرفی اشاره دارد، در حالی که اثربخشی به همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین شده و تعیین جهت صحیح فعالیت‌ها توجه دارد. برای افزایش بهره وری، لازم است همزمان به بهبود هر دو عامل کارایی و اثربخشی توجه شود، به طوری که کارها بهینه انجام شود و همچنین در جهتی مطلوب و مؤثر انجام پذیرد. در نهایت، به جای مهارت مدیریت زمان، مفهوم بهره وری باید در مدیریت زمان تأکید شود تا بهبود در هر دو جنبه کارایی و اثربخشی حاصل شود.

سوالات متداول

تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟

کارایی به انجام درست و بهینه کارها با توجه به منابع مصرفی اشاره دارد، در حالی که اثربخشی به همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین شده و تعیین جهت صحیح فعالیت‌ها توجه دارد.

چرا برای افزایش بهره وری، لازم است به هر دو عامل کارایی و اثربخشی توجه شود؟

برای افزایش بهره وری، لازم است همزمان به بهبود هر دو عامل کارایی و اثربخشی توجه شود، به طوری که کارها بهینه انجام شود و همچنین در جهتی مطلوب و مؤثر انجام پذیرد.

چرا مفهوم بهره وری باید در مدیریت زمان تأکید شود؟

به جای مهارت مدیریت زمان، مفهوم بهره وری باید در مدیریت زمان تأکید شود تا بهبود در هر دو جنبه کارایی و اثربخشی حاصل شود، زیرا بهره وری حاصل‌جمع کارایی و اثربخشی است و برای دستیابی به اهداف مؤثر و بهینه‌سازی فعالیت‌ها، لازم است بهره وری را به عنوان یک معیار اساسی در نظر گرفت.