ساختار شکست کار (WBS) چیست؟ + راه حل کاربردی

یکی از ابزارهای علمی برای انجام دادن پروژه‌ها ساختار شکست کار است. پروژه‌ های بزرگ در صورتی که بدون برنامه‌ ای منسجم باشند، قطعاً به سرانجام نخواهند رسید. نکته اخیر در حالی است که یک سوال مهم برای بسیاری از متخصصان انجام پروژه‌ های بزرگ وجود دارد. این سوال مهم چنین است که: چرا با وجود برنامه ی مدون، امکان انجام دقیق پروژه‌ ها در تایم برنامه‌ ریزی شده وجود ندارد. پاسخ این سوال مربوط به ساختار شکست کار در مدیریت پروژه می‌ شود. یعنی نقشه ای که برنامه ریزان بدون ساختار شکست برای انجام پروژه طراحی کرده اند به طور دقیق نبوده است. لازم است بدانید که یک برنامه ی بد نه تنها به معنای نداشتن برنامه است؛ بلکه می‌ تواند به پروژه نیز آسیب برساند. یعنی چون برنامه ی طراحی شده قابلیت اجرایی ندارد، پس وجود آن با نبودنش برابر است. تا انتهای این مقاله با به‌اندیشان همراه باشید.

چرا ساختار شکست کار در پروژه‌ ها اجرا می‌ شود؟

ساختار شکست کار دقیقاً همان چیزی است که مالک پروژه احتیاج دارد. یعنی مالک پروژه تمایل دارد تا به طور دقیق از روند انجام یک پروژه مطلع شود تا بتواند گزارش کار خود را ارائه کند. همچنین امکان دارد که یک پیمانکار به جای یک پروژه چندین پروژه را در اختیار داشته باشد که این موضوع، اهمیت ساختار شکست کار را بیشتر می‌ کند. بنابراین پیمانکار باید به دنبال بهترین راهی باشد که بتواند پروژه‌ ها را به اتمام برساند. بهترین راه موجود که می‌ تواند در هزینه‌ها صرفه ‌جویی کند و ابزار انجام گام به گام پروژه ها باشد، تدوین ساختار شکست کار است. دقیقاً به همین دلیل است که پیمانکاران حرفه‌ ای از ‏WBS استفاده می‌ کنند. 

آیا می‌ دانید اهمیت انجام گام به گام پروژه در ساختار شکست کار چیست؟ انجام مرحله به مرحله پروژه باعث ایجاد یک چارچوب برای انجام پروژه های بزرگ می‌ شود. منظورمان از چهارچوب این است که تمام هزینه‌ ها مدیریت می‌ شوند و هر بخش با نظارت بیشتری به انتها می‌ رسد. همچنین اهمیت دیگری که WBS دارد این است که می توانید منابع خود را با توجه به مرحله انجام کار انتخاب کنید. همچنین اهمیت دیگری که انجام گام به گام یا همان ایجاد فاز در پروژه دارد، مربوط به پتانسیل و زمان انجام کار می‌ شود. یعنی داشتن برنامه باعث می‌ شود که تمام فاز های پروژه های شما مبتنی بر تحویل دادن هر مرحله باشند.

ساختار شکست کار یا WBS چیست؟

حال که دانستید اهمیت ساختار شکست کار در منابع و پیشبرد پروژه ‌ها چیست، باید خود آن را توضیح دهیم. WBS خلاصه شده ی کلمات Work Breakdown Structure می باشد. تعریف‌ های مختلفی از این اصطلاح ارائه شده که هر کدام نکته‌ های متفاوتی را بیان نموده اند. یکی از بهترین تعریف‌ های بین‌ المللی را برایتان توضیح می‌ دهیم. WBS، تجزیه و آنالیز سلسله مراحل انجام یک پروژه و تبدیل آنها به فازهای کوچک برای اجرایی شدن هدف کلی پروژه است. ساختار کلی شکست کار مطابق با یک چارت سازماندهی شده به طور عملیاتی، تعریف و اجرا می‌ شود. البته نمونه ساختار شکست کار پروژه نیز در موارد زیادی از پروژه ها وجود دارد که می توانید آنها را بررسی کنید. 

ساختار شکست کار از بالا به پایین چارت‌ بندی می‌ شود. یعنی هدف و خروجی پروژه در بالای چارت قرار داده می‌ شود و نسبت به آن هدف، چارت بندی آغاز می‌ شود. نوع چارت بندی و تقسیم آنها به فازهای متفاوت وابسته به تخصص و منابع شماست. البته شرایط هر پروژه ایجاب می‌ کند که در ابتدا اولویت‌ های رسیدن به هدف را انجام دهید و سپس به سایر فازها بپردازید. بعضی از مهمترین اصطلاحاتی که با در نظر گرفتن آنها می توانید چارت بندی را انجام دهید، عبارتند از:

• معیار های پذیرش (Acceptance Criteria): این قسمت مربوط به اهداف و اولویت‌های مربوط به مشتری و در نظر گرفتن نیازهای اوست.
• رساندن به مشتری (Deliverables): این قسمت مربوط به تحویل بخش‌های آماده شده ی پروژه به مشتری است.

معایب و مزایای ساختار شکست کار چیست؟

آیا می‌ دانید مهمترین مزیت در میان مزایای ساختار شکست کار چیست؟ مهمترین مزیت این است که قانون همه چیز محسوب می‌ شود. یعنی قانون از اعتبار ۱۰۰ درصدی برای چارت‌ بندی و اجرای آن‌ها برخوردار است. سخن اخیر بدین معنی است که اولاً باید تمام افراد و مراحل یک پروژه را در چارت‌ بندی در نظر داشته باشید. ثانیاً هر سطح باید به طور دقیق اجرا شود و انجام مراحل آن سطح موکول به هیچ شرط خارجی نشود. شاید در نظر بسیاری از مالکین پروژه‌ها این فکر ایجاد شود که امکان اجرای ۱۰۰ درصدی قانون در سطح‌ های پروژه ها وجود ندارد. بنابراین به جای آنکه قانون را به عنوان یک مزیت بدانند، آن را به عنوان یک عیب یا مانع در نظر می‌ گیرند.

 لازم است بدانید که ساختار شکست کار و چارت‌ بندی هر پروژه و اجرای ۱۰۰ درصدی قانون باعث پیشرفت حیرت انگیز مراحل پروژه می‌ شود. البته اجرای ساختار شکست نه تنها باعث پیشرفت پروژه می‌ شود؛ بلکه در هزینه‌ هایتان هم صرفه‌ جویی می‌ شود. یعنی زمانی که هر پروژه فازهای متعددی داشته باشد، خواهید دانست که دقیقاً به چه عناصر و بودجه ای احتیاج دارید و می‌توانید به کمک آن بودجه ریزی عملیاتی خوبی هم داشته باشید.

فایده و کاربرد ساختار شکست کار در پروژه‌ ها چیست؟

دلایل مفید بودن و به طور کلی کاربرد ساختار شکست کار، متعدد و متفاوت است. اولین فایده ی آن چنین است که باعث می‌ شود یک پروژه ی بسیار بزرگ تبدیل به بخش‌ های کوچک شود. زمانی که یک پروژه به اجزای کوچکی تقسیم می‌ شود، زمان به انتها رسیدن پروژه سریع‌ تر خواهد بود. دومین فایده WBS این است که در کنترل مدیریتی (کنترل در مدیریت) به شما کمک می‌کند و از شدت سختی آن می‌ کاهد. سومین فایده ی داشتن چارت این است که باعث می‌ شود از یک نقشه راه برخوردار شوید. موضوع اخیر باعث می‌ شود که بتوانید تیم‌ های یک پروژه را به طور هماهنگ بر روی هدفتان متمرکز کنید. زمانی که شما بتوانید از موازی کاری تیم‌ های پروژه جلوگیری کنید و بر روی قسمت‌ های مختلف آن کار کنید، قطعاً پیشرفت شما بیشتر خواهد بود.

چهارمین فایده ی استفاده از ساختار شکست کار مربوط به اصول آن است. یعنی بودجه‌ بندی و شناسایی نقاط عطف یک پروژه به خوبی انجام می‌گیرد و تیم پروژه بدون تعطیل شدن تا انتها کار می‌ کند. پنجمین فایده WBS چنین است که قانون دارای اعتبار کامل است و این موضوع باعث معتبر شدن انجام دهنده پروژه می‌ شود. همچنین دیگر هیچ اتفاق خارج از برنامه‌ ای باعث عدم پیشرفت پروژه نخواهد شد و غافلگیر نمی‌ شوید.

اصلی ترین اجزای ساختار شکست کار

ورودی‌های ساختار شکست کار

برای تهیه ساختار شکست کار، اطلاعات خاصی به عنوان ورودی مورد نیاز است که می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا یک WBS دقیق و متناسب با نیازهای پروژه ایجاد کند. نخستین ورودی، شرح دقیق محدوده پروژه است که باید به وضوح مشخص کند چه فعالیت‌هایی در پروژه گنجانده می‌شود و چه مواردی از آن خارج است. همچنین، تشریح نیازمندی‌های پروژه، که شامل تمام جزئیات الزامات و نیازهای خاص پروژه است، به تیم کمک می‌کند تا پروژه به درستی مدیریت شود. علاوه بر این، دارایی‌های فرآیند سازمانی از جمله دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، سیاست‌ها، راهنماها و درس‌های آموخته شده از پروژه‌های گذشته نیز به عنوان ورودی‌های مهم در این فرایند به شمار می‌روند.

خروجی‌های ساختار شکست کار

خروجی‌های حاصل از فرآیند ساختار شکست کار شامل چهار بخش اصلی است. نخستین خروجی، خود ساختار شکست کار (WBS) است که به‌طور گرافیکی و منطقی، اقلام تحویلی پروژه را بر اساس تجزیه و تحلیل محدوده آن نمایش می‌دهد. دومین خروجی، لغت‌نامۀ WBS است که به‌عنوان سندی، تمام مولفه‌ها و مفاهیم مرتبط با هر یک از اجزای شکست کار را توضیح می‌دهد. همچنین، خروجی دیگری به نام خط مبنای محدوده شامل لغت‌نامۀ WBS، ساختار شکست کار و شرح محدوده پروژه تهیه می‌شود. در نهایت، به‌روزرسانی‌های مستندات پروژه، که شامل اصلاحات و تغییرات انجام شده در مستندات پروژه است، به‌عنوان خروجی پایانی و مهم این فرآیند در نظر گرفته می‌شود.

انواع ساختار شکست کار چیست؟

در پروژه‌ها، ساختار شکست کار (WBS) ابزاری حیاتی برای مدیریت و سازمان‌دهی وظایف و فعالیت‌هاست. این ساختار به شکلی منظم پروژه را به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌کند تا روند انجام پروژه به وضوح تعریف و مدیریت شود. با توجه به نوع پروژه و اهداف آن، می‌توان انواع مختلفی از ساختار شکست کار طراحی کرد. در اینجا به بررسی چندین نوع رایج این ساختار می‌پردازیم.

ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)

این نوع ساختار شکست کار بر اساس مراحل مختلفی که در طول پروژه باید انجام شود، تنظیم می‌شود. هر مرحله یا فاز می‌تواند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف باشد که در صورت تکمیل شدن، به مرحله بعدی پروژه منتقل می‌شود. این نوع ساختار برای پروژه‌هایی که مراحل مختلف و مشخصی دارند، مانند پروژه‌های عمرانی یا ساخت و ساز، بسیار مناسب است.

در این نوع دسته‌ بندی به هر مرحله از کار، بودجه جداگانه‌ ای تعلق می‌ گیرد و بیشتر پروژه‌ های دولتی از این مورد استفاده می‌ کنند. این مورد با توجه به شرایط نامناسب و بی‌ ثبات اقتصادی فعلی می‌تواند بهترین شیوه ی انجام پروژه‌ ها باشد.

ساختار شکست بر اساس بخش‌های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)

در این نوع ساختار، پروژه به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر بخش نمایانگر یک واحد سازمانی است که مسئولیت انجام فعالیت‌ها و وظایف خاصی را بر عهده دارد. این نوع تقسیم‌بندی بیشتر در پروژه‌هایی که دارای تیم‌های مختلف با وظایف تخصصی هستند، مانند پروژه‌های بزرگ نرم‌افزاری یا تحقیقاتی، کاربرد دارد.

ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)

در این نوع ساختار، پروژه به اجزاء یا قطعات محصول نهایی تقسیم می‌شود. این نوع ساختار اغلب در صنایع تولیدی و پروژه‌های ساخت محصول کاربرد دارد. در اینجا، ساختار شکست کار بر اساس اجزاء فیزیکی یا محصول نهایی تعریف می‌شود، به طوری که تمام مراحل تولید از طراحی تا مونتاژ به صورت واضح مشخص می‌شود.

ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)

این نوع ساختار شکست به تقسیم پروژه بر اساس پیمانکاران و تأمین‌کنندگان می‌پردازد. در پروژه‌هایی که چندین پیمانکار یا تأمین‌کننده مختلف درگیر هستند، این نوع ساختار می‌تواند به شفافیت بیشتر در نحوه تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها کمک کند. به‌ویژه در پروژه‌های بزرگ مقیاس، این ساختار می‌تواند ارتباطات و هماهنگی میان پیمانکاران مختلف را تسهیل کند.

ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه (System Breakdown Structure)

این نوع ساختار به پروژه‌ها کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای سیستمی و فناوری به تقسیم‌بندی بپردازند. هر سیستم یا زیرسیستم که برای اجرای پروژه ضروری است، به عنوان یک بخش از ساختار شکست کار در نظر گرفته می‌شود. این مدل بیشتر در پروژه‌های فناوری اطلاعات و مهندسی سیستم‌ها کاربرد دارد که نیاز به پیاده‌سازی سیستم‌های مختلف برای تحقق اهداف پروژه دارند.

ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)

در پروژه‌هایی که به حمل و نقل اقلام مختلف نیاز دارند، این نوع ساختار شکست برای مدیریت و نظارت بر فرآیندهای مرتبط با حمل و نقل طراحی می‌شود. این ساختار به سازمان‌دهی اقلام قابل حمل و نقل در پروژه کمک کرده و وظایف و مسئولیت‌ها را بر اساس نحوه انتقال و جابجایی این اقلام مشخص می‌کند. پروژه‌هایی مانند پروژه‌های مربوط به حمل و نقل کالا یا ساخت زیرساخت‌های حمل و نقل معمولاً از این نوع ساختار استفاده می‌کنند.

ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)

در این نوع ساختار، پروژه به دسته‌های هزینه‌ای تقسیم می‌شود. هر بخش از پروژه که به یک نوع هزینه خاص مربوط می‌شود، به صورت جداگانه شناسایی و مدیریت می‌شود. این نوع ساختار به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بتوانند هزینه‌ها را به صورت دقیق‌تر پیگیری کرده و از هدررفت منابع جلوگیری کنند. این مدل معمولاً در پروژه‌هایی که دارای بودجه‌های پیچیده و هزینه‌های مختلف هستند، مانند پروژه‌های ساختمانی یا تحقیقاتی، کاربرد دارد.

هر یک از این ساختارها به مدیران پروژه این امکان را می‌دهند که پروژه را به صورت مؤثرتر مدیریت کنند و منابع، زمان و هزینه‌ها را به بهترین شکل تخصیص دهند. انتخاب نوع مناسب ساختار شکست کار بستگی به نوع پروژه، اهداف آن و نیازهای خاص هر بخش از پروژه دارد.

کدام نوع از WBS برای پروژه‌ ها کاربردی تر و مفید تر است؟

برای داشتن استفاده موثر از ساختار شکست کار در پروژه‌ ها باید اصول آن به طور کامل مورد استفاده قرار گیرند. این سخن بدین معناست که باید به جزئیات کار توجه کنید و با ساختار چارت‌ بندی آشنا باشید. اساساً این جزئیات کار هستند که باعث می‌شوند از انواع ساختار شکست کار برای به اتمام رساندن پروژه ها استفاده کنید. مهمترین مواردی که باید بدانید و در جزئیات چارت ها از آنها استفاده کنید را برایتان ذکر می‌ کنیم. توجه کردن به این نکات باعث می‌ شود که دلیل چارت‌ بندی متعدد و متفاوت در ساختار شکست کار برای هر پروژه را بدانید.

1. اولین مورد عبارت است از تعریف پروژه: اولین قدم برای داشتن WBS این است که پروژه را به طور علمی تعریف کنید. تعریف دقیق پروژه باعث واضح شدن اقدامات و تنظیم صحیح مقیاس بندی‌های لازم برای پروژه خواهد بود.
2. دومین موردی که باید در آشنایی با انواع ساختار شکست کار بدانید، مربوط به مرزبندی‌ ها می شود. زمانی که هر پروژه به طور دقیق، تعریف و مشخص شد؛ در گام دوم می‌ توانید مرزبندی‌ ها و حدودی که باید توسط مدیر رعایت شوند را تعین کنید.
3. سومین موردی که باید برای داشتن و انتخاب WBS بدانید، مربوط به مشخص کردن قسمت‌ های قابل تحویل پروژه است. سخن اخیر بدین معنی است که هر پروژه دارای قسمت‌ هایی است که امکان تحویل زودرس آنها وجود دارد. شما باید قسمت‌ های قابل تحویل را مطابق با چارت بندی، شناسایی کرده و تحویل دهید.

پیشنهاد می‌کنیم در مورد تفاوت بودجه ریزی و برنامه‌ریزی اطلاعات بیشتری کسب کنید.

نگارش یک ساختار شکست کار اصولی نیازمند تخصص و تجربه است. در این مقاله هدف ما آشنایی ابتدایی شما با این ساختار بود و برای نگارش آن نیاز به مطالعه و آموزش بیشتر دارید. اما اگر قصد دارید هر چه زودتر به اجرا برسانید ما سیستم برنامه‌ریزی، بودجه ریزی و کنترل پروژه به‌اندیشان را به شما پیشنهاد می‌کنیم که علاوه بر اینکه در نگارش ساختار شکست کار، ویژگی منحصر به فرد بیشتری هم دارد که می‌تواند برای شما بسیار مفید و سودمند باشد.