سیستم کنترل متوازن چیست و چه اهمیتی دارد؟

سیستم کنترل متوازن در مدیریت و کنترل موفق یک کسب‌و‌کار، اهمیت ویژه‌ای دارد که در نهایت به توازن کاری یک مجموعه منجر می‌شود.

در واقع سیستم کنترل متوازن مجموعه‌ای از شاخص‌ها را در برمی‌گیرد که به‌کارگیری آن‌ها می‌تواند سبب بالانس عملکردی شود. بر همین اساس قصد داریم در ادامه به معرفی کامل این سیستم به همراه کنترل نامتوازن بپردازیم تا مسیر اهداف و برنامه‌ریزی کاری افراد از شاخص‌های صحیح تبعیت کند.

کنترل متوازن چیست؟

در رابطه با چیستی کنترل متوازن می‌توان صراحتا اعلام کرد که تعریف و درک آن به هیچ وجه دشوار نیست. بلکه به راحتی می‌توان به این نتیجه رسید که کنترل متوازن به معنای ایجاد توازن و تعادل در فعالیت کاری است. 

شاخص‌ها، استاندارد‌ها، معیارها و یا هر عنوانی که شما با آن راحت هستید، اساس عملکرد سیستم کنترل متوازن هستند. به این صورت که شما یک سری استاندارد را که مبتنی بر کسب‌و‌کار شما هستند، انتخاب می‌کنید و با پیروی از آن‌ها یک کنترل متوازن را راه‌اندازی می‌کنید. 

به عنوان مثال تصور کنید که شما یک گلخانه دارید. استانداردهای لازم برای مدیریت صحیح گلخانه می‌تواند از نوع گل و گیاه گرفته تا نحوه و زمان کاشت و برداشت را شامل شود که شما برای هر کدام از این استانداردها روش اصولی و ویژه‌ای را تعریف می‌کنید که تمام افراد مشغول در این گلخانه باید تابع این استانداردها باشند تا نتیجه نهایی مطلوب باشد. 

ناگفته نماند که اقدام‌های اصلاحی در سیستم کنترل متوازن نقش پررنگی را ایفا می‌کنند که به واسطه آن‌ها نحوه کنترل و مدیریت تصحیح می‌شود. به این معنی که هدف از اجرای سیستم کنترل متوازن برقراری بالانس کاری است و اگر به موجب فرآیندی این تعادل از بین برود و دچار انحراف شود، اقدام‌های اصلاحی و تصحیح استانداردها در جهت پایه‌گذاری معیارهای جدید و جایگزین وارد عمل می‌شوند.

از سوی دیگر، نکته حائز اهمیت در کنترل متوازن درک چیستی آن نیست! آنچه اهمیت دارد اجرای صحیح آن در عمل است. در حقیقت اینکه شما به خوبی درک کنید که معیارهای ایجاد شده مساوی با توازن یک وضعیت خواهند بود، چندان کاری از پیش نمی‌برد. عمل کردن، رکن اساسی سیستم کنترل متوازن است؛ به طوری که شما به تمام اصول و قوانینی که وضع کرده‌اید پایبند باشید و تحت هر شرایطی از انجام آن‌ها شانه خالی نکنید.

اجرای سیستم کنترل متوازن

عمل کردن به سیستم متوازن یک بحث جدی و واقعا دشواری است که برخلاف معنای آن، حتی قادر است کل کسب و کار شما را به نابودی برساند!

همانطور که گفتیم شما باید به تمام مشخصه‌های ایجاد شده که انتخاب کردید عمل کنید. حال چنین تصور کنید که یکی از شاخص‌های سیستم کنترل متوازن شما مطلوب و سازگار نباشد، این در حالتی است که شما مدام در حال اجرای این مشخصه هستید و بدون اطلاع از زیان آن به همین روند، بی‌وقفه ادامه می‌دهید. بنابراین انتخاب شاخص‌ها و تعیین درست استانداردهای سازگار شاید در وهله اول سهل و آسان باشد، اما در واقع کل موفقیت نهایی شما وابسته به همین شاخص‌ها است. 

بنابراین اجرای سیستم کنترل متوازن بسیار جدی است و نمی‌توان تنها بر پایه درک درست از تعریف آن، شاخص‌ها را بدون اطلاعات قبلی تعیین کرد.

تعریف شاخص‌های درست و عملی کردن آن‌ها به صورت جدی و اصولی، نتیجه مورد انتظار و مطلوب را به نمایش نمی‌گذارد. لذا اگر می‌خواهید بنیان‌گذار یک سیستم متعارف باشید، باید به هر دو مورد این سیستم یعنی شاخص‌ و اجرای آن، توجه کنید.

شایان ذکر است که مسیر اجرایی این سیستم از مولفه‌هایی چون شناخت شاخص، سنجش شاخص، اقدام اصلاحی، هدف‌گذاری و شناخت اولیه سیستم کنترل بهره می‌برد. بدیهی است سیستم کنترل متوازن شما باید هم راستا با برنامه‌ریزی های مدیریتی و بودجه ریزی شما باشد. در صورتی که در این بخش نیاز به مشاوره دارید حتما از طریق فرم تماس با ما ارتباط برقرار کنید.

کنترل نامتوازن 

شاید تا این لحظه به این نتیجه رسیده باشید کل عملکرد سیستم کنترل متوازن به دو اصل شاخص و عمل کردن به آن، خلاصه می‌شود. اما در واقع طراحی متناسب یک سیستم پایدار می‌تواند بسیار پیچیده باشد. 

فرض می‌کنیم که شما شاخص‌های مطلوب را بر اساس استانداردهای مطلوب انتخاب کردید و پس از آن در مسیر درست به انجام آن‌ها پرداختید؛ اشتباهی که در این میان می‌تواند صورت بگیرد، به وجود آمدن سبد شاخص‌های نامتوازن است. یعنی مجموعه‌ای از شاخص‌های مطلوب در سبد نامطلوب قرار می‌گیرند و درصدبندی اجرایی آن‌ها از آنچه که باید صورت بگیرد، بیشتر یا کمتر می‌شود. 

البته می‌توان به این صورت هم از کنترل نامتوازن یاد کرد که هیچ یک از پایه‌های اصلی سیستم اشتباه نیستند و تنها شاخص درست به میزان غلط اما به شکل درست انجام می‌پذیرد.

دانش و تجربه سبب تصمیم‌گیری شهودی می‌شوند که در نهایت مسیر موفقیت در سیستم کنترل نامتوازن را به کنترل متوازن بدل می‌کنند.

پنج بعد مدل منشوری در کنترل متوازن 

همانطور که پیش از این ذکر شد، کنترل متوازن سیستمی است که یک فعالیت را در مسیر صحیح اداره می‌کند و در واقع این کسب‌و‌کارها هستند که از آن استفاده می‌کنند. 

در این سیستم پنج بعد حضور دارند که در نظر گرفتن آن‌ها به سهولت عملکرد سیستم می‌انجامد. 

دیدگاه، جنبه مالی، جنبه مشتری، جنبه فرآیندهای داخلی و جنبه یادگیری و رشد، این پنج بعد هستند که توجه به آن‌ها به قوای کنترل متوازن می‌انجامد. البته توجه داشته باشید که هر کدام از این ابعاد خود شاخه‌های جداگانه‌ای را شامل می‌شوند که به صورت جزئی‌تر آن‌ها را تعریف می‌کنند. 

در نهایت امیدواریم به وسیله سیستم کنترل متوازن کسب‌و‌کار خود را توسعه ببخشید و مدیریت بهتری در این راستا داشته باشید. در صورتی که در این بخش نیاز به یک سامانه هوشمند در حوزه برنامه ریزی عملیاتی و بودجه ریزی دارید حتما روی لینک کلیک کنید.