شاخص های کنترل؛ چاقوی دو لبه در دست مدیران

در مقالات دیگر و در موضوع کنترل در مدیریت در مورد شاخص های کنترل صحبت کردیم. در مقاله کنترل در مدیریت گفتیم برای طراحی یک فرایند کنترل باید با سیستم های کنترلی و شاخص های کنترل آشنایی نسبتا خوبی داشته باشیم. برای مطالعه بیشتر در مورد شاخص‌های کنترل با این مقاله به اندیشان همراه باشید.

شاخص‌های کنترل در مدیریت

یکی از وظایف مدیران در بخش کنترل، طراحی یک سیستم کنترل است که در مورد اهمیت آن در مقاله کنترل در مدیریت بیشتر صحبت کردیم. در یک سیستم کنترلی ممکن است چندین فرایند وجود داشته باشد که شاخص‌های هر کدام از فرایندها متفاوت است. در واقع این شاخص‌های کنترل هستند که عملکرد یک فرایند را مورد بررسی قرار می‌دهد و میزان دستیابی به اهداف فرایند مورد نظر را مشخص می‌کنند.

با اندازه گیری شاخص ها قرار است ما به این نتیجه برسیم آیا عملکردمان هم راستا با اهدافمان است یا خیر و میزان دستیابی به موفقیت ما چقدر بوده است؟!

اندازه گیری شاخص های کنترل

در یک مثال ساده زمانی که یک مدیر می‌گوید ما می‌خواهیم بهره وری کارمندان خود را در طول یک سال آینده 10 درصد افزایش دهیم، فقط یک جمله‌ی خوب است. باید برای این کار فرایندی در نظر گرفت. همچنین باید برای این فرایند شاخص هایی در نظر گرفته شود که مشخص شود عملکرد ما در اجرای این فرایند ما را به هدف خود یعنی افزایش بهره وری کارمندان نزدیک می‌کند یا خیر؟!

تعداد شاخص‌ها بسیار زیاد است. ما به عنوان یک مدیر باید تصمیم بگیریم که کدام شاخص‌ها را به عنوان شاخص‌های کلیدی انتخاب کنیم. شما یک دستگاه بیمارستانی که بعضی شاخص‌ها را در مانیتور به پرستاران نشان می‌دهد را فرض کنید. این دستگاه مواردی را که اهمیت آن‌ها بسیار بالا است و تغییر در آن ممکن است پیامدهایی مهمی داشته باشد را نشان می‌دهد. مثلا هیچ وقت چربی خون در این دستگاه نشان داده نمی‌شود؛ چون در این مقطع و در این شرایط این شاخص تغییرات مهمی در وضعیت کلی بیمار ایجاد نمی‌کند.

پس شما هم به عنوان یک مدیر باید دریابید در هر فرایند و در هر قسمت از فرایند:

• کدام شاخص ها را به عنوان شاخص های کلیدی انتخاب کنید؟
• در صورت بروز تغییر در کدام شاخص ها به سرعت باید وارد عمل شوید؟

الزاما هر تغییری ارزش این را ندارد که شما به آن توجه کنید و زمان خود را صرف چرایی تغییر و بهبود آن شاخص کنید.

حالا فرض کنید ما شاخص ها را انتخاب کردیم و در طول فرایند در حال سنجش آن‌ها هستیم. زمانی که ما در یک بازه‌ی زمانی در حال ثبت تغییرات شاخص هستیم، شاید در مقطعی متوجه شویم که این شاخص که مدت‌ها به آن توجه کرده ایم و وقت تیم ما را گرفته است آنچنان هم اهمیت زیادی ندارد و صرفا باری بر روی دوش ماست.

یکی از کارهای دیگری که باید یک مدیر در فرایند کنترل در کنار کارهایی مثل تعریف و اندازه گیری شاخص انجام دهد این است که خود شاخص ها را نیز مورد بررسی قرار دهد که آیا هنوز مفید است یا اینکه دیگر کهنه شده‌اند و زیاد به درد ما نمی‌خورند.

در کنار تعیین شاخص‌ها بعضی موارد دیگر نیر مانند نحوه محاسبه، تناوب محاسبه، میزان ارزش، پیشرو بودن یا نبودن آن، جهت مطلوب و ... باید مشخص شود که همگی این‌ها وظیفه مدیران در بخش کنترل است.

حال اینجا چند سوال دیگر هم پیش میاید که در مقالات دیگر به آن پاسخ خواهیم داد.

• شاخص‌ها به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
• منظور از شاخص های کمی و کیفی در کنترل در مدیریت چیست؟
• شاخص‌های کلیدی عملکردی و عملیاتی چه تفاوتی با هم دارند؟
• اصلا تا چه زمان باید نگاهمان فقط به شاخص‌ها باشد و سراغ فرایند خود نرویم؟
• چه کنیم که درگیر شاخص های بی فایده و اشتباهی نشویم؟
• شاخص های مفید را چگونه تشخیص دهیم؟

البته شرکت به‌اندیشان با توجه به نیاز سازمان‌ها یک سیستم برنامه ریزی و کنترل برای سازمان‌های متوسط و بزرگ طراحی کرده است که می‌تواند بازوی کمکی بسیار خوبی برای برنامه ریزی، بودجه ریزی و کنترل هوشمندانه باشد. این سامانه قابلیت این را دارد که با توجه به فرایندهای هر سازمان شخصی سازی شود تا کاملا نیازهای مدیریتی سازمان را مرتفع سازد.