کنترل در مدیریت شامل چه وظایفی می‌شود؟

مدیران در کسب و کارها و سازمان باید دارای مهارت‌های متفاوتی مانند برنامه‌ریزی، رهبری، مدیریت، کنترل و ... باشند. ما در این مقاله قصد داریم بیشتر به کنترل در مدیریت بپردازیم.

کنترل در مدیریت به معنای عرف یعنی همان محدود کردن نیست؛ بلکه اصلا بار منفی ندارد و کاملا متفاوت از چنینی مفاهیمی است.

کنترل در مدیریت چیست؟

معمولا در مقاله‌ها یک تعریف در ابتدا می‌نویسند و در ادامه در مورد آن توضیح می‌دهند و سعی در جا انداختن تعریف ابتدایی و مفاهیم دارد. اما این بار ما ابتدا توضیحات لازم را می‌دهیم و بعد به تعاریف می‌رسیم. در این صورت زمانی که تعریف را می‌خوانید کاملا آن را درک می‌کنید.

در ابتدای توضیحات باید این را بدانیم که کنترل با نظارت متفاوت است. البته شاید در زندگی روزمره معانی متفاوتی نداشته باشند اما در مدیریت یک سازمان این گونه نیست. کسی که بر روی فرایند یا تیمی نظارت می‌کند از شاخص‌ها و روش‌هایی استفاده می‌کند که فردی که کنترل را برعهده دارد تعیین کرده است. پس درمیابیم که کنترل امری گسترده‌تر از نظارت است. منظور ما از کنترل در سازمان کنترل کارمندان یا موارد دیگر از طریق دوربین‌های مداربسته نیست.

در این مقاله با ما باشید تا در مفهوم کنترل در سازمان عمیق شویم.

اهمیت کنترل در مدیریت

از مهمترین وظایف یک مدیر نظارت و کنترل بر فرایندهای سازمان است. در اصل اگر فعالیت‌های کنترلی مناسبی وجود نداشته باشد، مدیر احتمالا زیر سوال می‌رود حتی اگر نتیجه‌ی عینی قابل قبول باشد.

کنترل کردن این نیست که صرفا حواستان به کارمندان باشد که ببینید بر روی کار شما و پروژه‌ی تعریف شده زمان می‌گذارند یا خیر! کارمندان شما که بنای ساختمان یا نقاش ساختمان نیستند که بالای سر آن‌ها باشید تا کار انجام شود. اشتباه این مدیران این است که به جای اینکه زمان خود را بر روی کنترل فرایندها بگذارند، دارند برای کنترل مجریان فرایندها و افراد وقت می‌گذارند.

البته برای سنجش عملکرد کارکنان هم باید یک سیستم کنترلی طراحی شود که می‌توانید به این منظور با کارشناسان ما ارتباط بگیرید تا یک سیستم ارزیابی 360 درجه کارکنان به شما معرفی کنند.

بگذارید اهمیت کنترل در مدیریت را در قالب یک مثال توضیح دهم. فرض کنید شما قصد دارید به یک سفر بروید. چند سوال مطرح می‌شود:

1. کجا برویم؟
2. با چه کسانی همسفر شویم؟
3. از چه مسیری برویم؟
4. کی به مقصد خواهیم رسید؟
5. این سفر به چه مقدار هزینه نیاز دارد؟

این‌ها سوالاتی است که برای این سفر می‌پرسیم و برای هر کدام پاسخی را پیش بینی می‌کنیم. اما این پیش بینی‌ها چقدر درست است؟ چقدر قابل اعتماد هستند؟

هدف کنترل در مدیریت

کنترل در مدیریت در طول رسیدن به مقصد بسیار کارآمد است. همانطور که در سفر باید بسنجیم که اگر برای رسیدن به مقصد 24 ساعت در نظر گرفتیم، پس بعد از گذشت 8 ساعت باید یک سوم مسیر را پیموده باشیم، در مورد رسیدن به یک هدف در سازمان یا پروژه هم باید این کنترل در طول مسیر وجود داشته باشد و با تعریف اهداف کوتاه مدت و میان مدت و بلند مدت ببینیم آیا در مسیر حرکت می‌کنیم یا خیر؟ آیا سرعت و میزان استفاده از منابع مطابق با اعدادی که در ابتدای پروژه در نظر گرفتیم است یا خیر؟

اگر پاسخ این سوالات با اهدافی که در ابتدا تعریف شده‌اند مغایرت داشت چه کنیم؟! ما مسیر را اشتباه رفته‌ایم یا اهدافی که در ابتدا تعریف شده‌اند مشکل داشته‌اند و باید اصلاح و تعدیل شوند؟

اینجا درمیابیم که نظارت و اقدام‌های اصلاحی و تعدیل عضوی جدانشدنی از فرایند کنترل در مدیریت و کنترل در سازمان است. 

برای طراحی یک فرایند کنترل باید با سیستم‌های کنترلی و شاخص‌های کنترل آشنایی نسبتا خوبی داشته باشیم.

حالا میخواهیم سراغ تعریف کنترل در مدیریت برویم

هنری فایول، بنیانگذار مدیریت علمی، اولین تعریف را ارائه می‌دهد و می‌گوید: 

کنترل یعنی نظارت دائمی بر یک فعالیت.

اما استیفن رابینز یک تعریفی ارائه می‌دهد که با توضیحات ما همخوانی بیشتری دارد. او کنترل را اینطور تعریف میکند:

كنترل عبارت است از فرايند تحت نظر قرار دادن فعاليت ها، به منظور حصول اطمينان از اين كه آن ها همان گونه كه برنامه ريزى شده اند، انجام مى پذيرند؛ و نيز اصلاح كردن انحرافات قابل ملاحظه و مهم.

اما رابرت ماکلر تعریفی ارائه می‌دهد که قسمت آخر توضیحات ما یعنی سیستم‌های کنترلی را نیز در می‌گیرد. او در کتاب “The management control process” که در سال 1972 منتشر کرده است می‌نویسد:

كنترل، تلاشى است سیستماتیک و نظام مند به منظور تعیین استانداردهای عملكرد، براى اهداف برنامه ریزى شده، طراحى سیستم باز خور نمودن اطلاعات، مقایسه عملكرد واقعى با استانداردهاى از پيش تعيين شده؛ مشخص كردن این كه آیا انحرافاتى وجود دارد يا نه؛ و تعیین میزان اهمیت آن‌ها؛ و نیز انجام دادن اقدامات اصلاحى براى حصول اطمینان از این كه همه منابع شركت به شیوه‌اى بسیار مؤثر و با حداكثر كارآیی ممكن در جهت دستیابی به اهداف شركت مورد استفاده قرار گرفته است.

سخن پایانی

پس با توجه به مطالب بالا کنترل در مدیریت از نان شب برای هر سازمان و هر پروژه‌ای واجب‌تر است. اهمیت کنترل در مدیریت به قدری زیاد است که می‌تواند یک سازمان و پروژه را تا مرز ورشکستگی و شکست و اتفاق‌های ناگوار ببرد. کنترل در مدیریت شامل چند بخش می‌شود که نظارت، پایش، تعدیل و اصلاح انحرافات و یا حتی اهداف از پیش تعیین شده را شامل می‌شود. 

در مقاله‌ی برنامه‌ریزی در مدیریت بیشتر در مورد انحرافات صحبت کرده‌ایم.