بودجه ریزی چیست؟ + بررسی روش‌ها

شاید با یک سرچ کوتاه در گوگل در مورد بودجه ریزی با عناوین مختلفی مواجه شویم که همگی نشان دهنده بخش های مختلف بودجه ریزی می باشد که هر کدام از جنبه ای به بررسی این موضوع پرداخته اند. در این مقاله قصد بر آن است، تعریفی از بودجه و انواع بودجه ارائه دهیم.

تعریف بودجه ریزی

در ابتدا تعریفی از بودجه ریزی را بیان می کنیم؛ بودجه ریزی در واقع به اختصاص دادن منابع اشاره دارد که این خود تاکید بر انتخاب کردن و اولویت گذاری اشاره دارد. پس تا این جای تعریف این موضوع روشن شد که بر خلاف تصور عموم مردم، بودجه، سرمایه یا پول در اختیار آنها نیست بلکه بر برنامه تاکید دارد.

برنامه شامل تصمیاتی می شود که ما مشخص کنیم چه مقدار و میزان از منابع در اختیار را چگونه هزینه کنیم (که اشاره به همان مفهوم اختصاص دادن منابع دارد). خوب است بدانید همان طور که اشاره کردیم بودجه برنامه است و بودجه نویسی برنامه ریزی محسوب می شود؛ همه این برنامه ها می تواند بر فعالیت های اقتصادی و در توسعه اقتصادی نقش مهم و حیاتی داشته باشد.

این برنامه ریزی ها (که شامل تعریف خاص از بودجه ریزی است) می تواند در زمینه پیش بینی درآمد ها و برآورد هزینه ها و  همچنین تخصیص منابع باشد.

هدف های بنیادین و اصلی بودجه ریزی

بودجه ریزی می تواند تاثیرات عمیقی بر سازمان و بهره وری بیشتر داشته باشد که در این جا به چند مورد مهم اثرات مثبت بودجه ریزی اکتفا می کنیم:

1. تثبیت کردن روش تصمیم گیری در سازمان ها
2. هماهنگ کردن نتایج و برنامه های بودجه ای و برقرار نگاه داشتن این ارتباط، که این خود می تواند کمک شایانی به شفافیت سازی بودجه صرف شده  و نتایج به دست آمده کند.
3. جلوگیری از انحراف و اشتباهات و همچنین به حداقل رساندن این انحرافات که در صرفه جویی و نتایج بهتر سازمان تاثیر قابل توجهی دارد.
4. بودجه ریزی روندی را ایجاد می کند که در این روند مبنا بر پاسخ گویی و توضیح در مقابل استفاده از منابع می باشد که این مورد را تا حدودی می شود مکمل مورد قبل دانست چرا که پاسخ گویی قطعا از انحرافات و اشتباهات احتمالی در سازمان جلو گیری می کند.
5. بودجه ریزی باعث آینده نگری و به عبارتی باعث برنامه ریزی برای اتفاقات آینده است که این امر در به دست آوردن نتایج بهتر و مستمر موثر است.
6. بودجه ریزی همچنین باعث ایجاد نوعی اعتماد و همین طور توانمندی سازمان برای بدست آوردن اهداف تعیین شده می باشد.
7. نمونه آخر از اهداف بودجه ریزی که می تواند خیلی مهم باشد این است که بودجه ریزی موجب تخصیص منابع موجود و صرف این منابع در چاچوب برنامه و اهداف باشد.

اصول مهم بودجه ریزی

• سالانه بودن بودجه ریزی
• اصل تقدم درآمد بر هزینه
• تعادل در بودجه ریزی
• اصل پیش بینی و تقدم
• وجود وحدت در بودجه ریزی
• کامل و جامع بودن بودجه ریزی
• انعطاف پذیری در بودجه ریزی
• تخمینی بودن درآمدها
• تنظیم بودجه بر اساس اصل عملیاتی

فرآیند بودجه ریزی

• تهیه و تنظیم و پیشنهاد بودجه
• تصویب بودجه
• اجرای بودجه
• نظارت و کنترل بودجه

بودجه ریزی به روش های مختلفی انجام می شود که هر کدام از روش ها برگرفته از تکنیک های تهیه و تنظیم بودجه است که آن هم بر اساس هدف های مدنظر و همچنین انتظارات می باشد.

انواع روش های بودجه ریزی

بودجه ریزی متداول

بودجه ریزی متداول که با عنوان سنتی هم شناخته می شود در این نوع بودجه ریزی هدف ها و تاکیدات تنها بر ابزار مالی و حسابداری دریافت ها می باشد. به این منظور که اعتبارات هر سازمان به تفکیک فصول و نیز موارد هزینه مشخص می شوند و در مورد چگونگی هزینه ها هم برنامه دارند ولی این که این هزینه ها برای رسیدن به کدام هدف و یا اجرای کدام برنامه است مشخص نمی شود.

به عبارتی یعنی ارقام در برنامه بودجه کاملا تشخیص داده می شوند ولی این که در قبال پول یا هزینه ای که صرف می شود چه نتیجه ای به دست می آید برنامه مشخصی نیست. در واقع بین شفافیت سازی بودجه صرف شده و نتایج بدست آمده ارتباطی نیست.

از نقاط ضعف این مدل از بودجه ریزی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نظارت موثری بین هزینه های صرف شده و نتایج به دست آمده نیست.
• چانه زنی ها بر روی افزایش دادن اعتبارات است نه عملکرد.
• در موارد زیادی منابع صرف شده خارج از هدف های اصلی هزینه می شوند.
• مقدار کالا و خدمات تولید شده هیچ تناسبی با میزان انرژی و هزینه صرف شده ندارند.
• هیچ گونه ملاک برای تخمین زدن هزینه در دسترس نیست مگر پرداختی های سال های گذشته.
• تمام برنامه و فصول بودجه به شکل کلی ارائه می شود.

بودجه ریزی افزایشی

بودجه ریزی افزایشی (incremental budgeting) مراحلی در بودجه ریزی پایدار است که بر اساس این فکر شکل گرفته است که با به وجود آوردن یک سری تغییرات حاشیه ای بر روی بودجه ای در حال حاضر در حال اجرا است می شود برنامه بودجه ریزی نو و کاملی را شکل داد. به نوعی دیگر می توان این گونه بیان کرد که در بودجه ریزی افزایشی از برنامه بودجه حاضر به عنوان برنامه پایه بهره می گیرد.

از نکات مثبت و مفید این نوع بودجه ریزی می توانیم به سادگی، هماهنگی و ثبات عملیاتی بودجه ریزی افزایشی اشاره کرد که از مزیت های اصلی این نوع بودجه ریزی محسوب می شود و همچنین ثبات تامین بودجه به این صورت که با گذشت زمان قرار نیست بودجه برنامه ریزی شده تغییر کند ذکر کرد و یکی دیگر از نکات مثبتی که می توان در این از بودجه ریزی دید کاهش رقابت داخلی است یعنی در برنامه طراحی شده تغییرات بخش های مختلف در نظر گرفته می شود و نیاز به رقابت برای به دست آوردن بودجه بیشتر در سازمان ها دیده نمی شود.

معایب بودجه ریزی افزایشی

• افزایش چشم گیر هزینه های غیر ضروری
• نداشتن تمایل سازمان ها برای نوآوری و خلاقیت در روند کار و فعالیت خود
• نادیده گرفتن تغییرات و عوامل خارجی
• نداشتن انگیزه برای بررسی جامع

بودجه ریزی برنامه‌ای

در این مدل از بودجه ریزی عملیات سازمان را به صورت برنامه کار تنظیم می کند و در دسترس قرار می دهد و نشان می دهد در برنامه بودجه ریزی اعتبارات بر اساس وظایف و فعالیت های سازمان ها قرار است در سال مالی انجام دهند مشخص شود. در بودجه ریزی برنامه ای نیز بر چگونگی وظایف و عملیاتی شدن برنامه ها تاکید می کند و این قوانین را مشخص می کند.

در بودجه ریزی برنامه ای همچون بودجه ریزی سنتی بر دسته بندی اعتبارات بر حسب فصول و مواد هزینه  تاکید دارد  ولی با تفاوت اساسی که در بودجه ریزی سنتی همه اعتبارات هر سازمان به طور کلی در فصول و مواد مختلف پیش بینی می شوند، ولی در حالتی که در بودجه ریزی برنامه ای اعتبارات هر کدام یک از برنامه ها و فعالیت های سازمان ها در فصول و مواد هزینه پیش بینی خواهند شد.

بودجه ریزی بر مبنای صفر

در این نمونه از بودجه ریزی، بودجه ریزی بر مبنای صفر هزینه ها محاسبه و برنامه ریزی می شوند. یعنی بابت تمام هزینه ای که قرار است صورت بگیرد باید طرح توجیه منطقی داشته باشیم. در این نمونه از بودجه ریزی اولویت های بودجه مشخص می شوند که این می تواند در عملکرد و بهره وری سازمان تاثیر مثبت داشته باشد.

بودجه ریزی بر مبنای صفر نمونه ای پیشرفته از برنامه ریزی و طرح ریزی در بودجه ریزی را به ما نشان می دهد. در این مدل از بودجه ریزی می توان به مدیریت با تدبیر و همچنین برنامه ریزی های موثر اشاره کرد که می تواند در اندازه قابل توجهی حجم بودجه را پایین آورد و در اختصاص منابع تصمیم گیری خوبی داشته باشد.

بودجه ریزی عملیاتی

در بودجه ریزی عملیاتی بین تخصیص منابع و برنامه و نتایج رابطه برقرار است. به این معنا که برای صرف هزینه در هر مرحله میزانی مشخص برنامه ریزی می شود که در هر مرحله باید به سقفی از اهداف مشخص شده دست یابد. این نوع از بودجه ریزی کاملا هدفمند برنامه ریزی می شود. به عبارت دیگر حدود فعالیت بودجه محدود و مشخص است ولی در مقابل حجم عملیات به روش علمی بررسی می شود.

در مقالات بعدی انواع روش‌های بودجه ریزی را بیشتر و دقیق‌تر بررسی می‌کنیم. اما اگر شما از مدیران یک سازمانی هستید که به بودجه‌ریزی و کنترل بودجه نیاز دارید و به دنبال این هستید که یک سامانه به صورت اتوماتیک و بدون خطای انسانی این کار را انجام دهد، ما سامانه برنامه‌ریزی و بودجه به‌اندیشان را پیشنهاد می‌کنیم.