برنامه ریزی در مدیریت مهم است اما همه چیز نیست

برنامه ریزی؛ واژه‌ای که بارها و بارها در کارهای مختلف انجام داده‌ایم. مسئله‌ای که بارها در موردش از شما سوال پرسیده‌اند و شاید شما از بقیه این سوال را پرسیده‌اید که آیا اهل برنامه ریزی هستید؟. در این مطلب قصد داریم به برنامه ریزی در مدیریت بپردازیم.

مدیریت یک سازمان یا یک پروژه یک کار شخصی کوچک نیست که بدون برنامه ریزی هم انجام شود. البته در کارهای شخصی هم برنامه ریزی لازم است اما همه ما تعداد زیادی از کارهای شخصی را بدون برنامه ریزی انجام داده‌ایم و به نتیجه هم رسیدیم. حالا احتمال موفقیت در یک سازمان یا پروژه با متغیرهای بسیار زیاد آن هم بدون برنامه ریزی چقدر است؟!

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت

در یک سازمان، زمانی که کارها بدون برنامه ریزی جلو می‌رود چگونه می‌توان فهمید کارها در راستای هدف سازمان و پروژه بوده است یا خیر؟! آیا اصلا بدون برنا‌مه‌ریزی می توان متوجه اشتباهات شد؟ شاید بگویید اشتباه‌ها مشخص است و شاید بتوان اشتباه را تشخیص داد (در ادامه‌ی محتوا در مورد این مسئله هم صحبت خواهیم کرد)️️اما اگر اشتباهی در کار نباشد و صرفا مقداری انحراف داشته باشیم چطور؟! انحراف از اهداف را چگونه تشخیص دهیم؟! اگر انحراف را تشخیص دادیم چگونه بفهمیم این انحراف در ادامه‌ی کار به ریل اهداف سازمان یا پروژه برمی‌گردد یا خیر؟! چگونه بفهمیم اصلا این انحراف است و باید حل شود یا مفروضاتی که ما بر اساس آن هدف گذاری کرده‌ایم باید تغییر کند؟

برنامه ریزی مدیریتی در سازمان‌ها

برنامه ریزی یکی از مهمترین مواردی است که باید در مدیریت به آن توجه شود. هر چه سازمان و یا پروژه بزرگتر باشد، اهمیت برنامه‌ریزی بیشتر می‌شود.

برنامه ریزی برای یک مدیر یا کسی که در هر مسئولیتی کار یک مدیر را انجام می‌دهد حتما و حتما یک ضرورت است.

هر سازمان برای رسیدن به اهداف خود یک زمان مشخص و یک بودجه مشخص دارد و باید بر اساس این دو مورد و اهدافی که وجود دارد برنامه ریزی انجام شود. اما آن‌هایی که تجربه حضور در بسیاری از پروژه‌ها را دارند می‌دانند که هر پروژه در بخش‌های زیادی از اجرا دارای انحراف است و یک مدیر پروژه پیوسته باید این انحراف‌ها را پیدا کند و برای آن تصمیم گیری کند. آیا اگر برنامه ریزی وجود نداشته باشد تشخیص این انحراف‌ها امکان پذیر است؟!

سوالاتی که بعد از برنامه ریزی مدیریتی باید به آن پاسخ دهیم

حال فرض کنیم این برنامه ریزی وجود دارد. یک مدیر پروژه پیوسته در کارهای مختلف در طول پروژه باید به پرسش‌های زیر و بسیاری پرسش های دیگر پاسخ دهد.

1. آیا طبق زمان بندی جلو می‌رویم؟ دچار انحراف نیستیم؟
2. آیا طبق بودجه بندی جلو می‌رویم؟ دچار انحراف نیستیم؟
3. آیا مفروضاتی که در ابتدای پروژه بر اساس آن برنامه ریزی کردیم درست است؟
4. آیا ساختار شکست کار (WBS)  درست بوده است؟

تفاوت برنامه ریزی در مدیریت با کنترل در مدیریت

بسیاری از پروژه‌ها به دلیل درگیر نشدن با این سوالات و یا پاسخ اشتباه این سوالات شکست خورده اند.

حالا که این سوالات مورد توجه ما قرار گرفته است چه پاسخ‌هایی می‌شود به آن داد؟

• هیچ انحرافی وجود ندارد و مطابق با برنامه ریزی جلو می‌رویم
• انحراف وجود دارد اما نه در حدی که ما را از اهدافمان دور کند و در ادامه کار به ریل برنامه ریزی برمی‌گردیم
• انحراف وجود دارد و دیگر مطابق برنامه‌ریزی پیش نخواهیم رفت. باید مفروضات اولیه پروژه را مورد بازنگری قرار دهیم.

احتمالا تا الان متوجه اهمیت برنامه ریزی و سختی آن شده باشید. تا الان متوجه شده‌اید که یک مدیر پروژه چه مسئولیتی سختی دارد و شاید این سوال برای شما پیش بیاید که در سازمان‌های بزرگ کنترل پروژه به چه صورتی است؟!

به دلیل اهمیت همین برنامه ریزی در مدیریت است که ما باید یاد بگیریم روی چه موضوعاتی باید برنامه ریزی کنیم؟ قطعیت‌ها و عدم قطعیت‌ها را چگونه در برنامه بگنجانیم؟ در مورد هر موضوع چگونه برنامه ریزی کنیم؟

در مورد انحراف‌هایی که گفتیم یاد بگیریم که:

• چگونه این انحراف‌ها را بشناسیم؟
• چگونه در مورد انحراف‌ها تصمیم گیری کنیم؟
• اگر انحراف به طوری بود که لازم است فرضیات ابتدای پروژه را تغییر دهیم، چگونه باید آن‌ها را تغییر داد؟

برای آموزش این موارد باید ابتدا این را بدانیم که کنترل در مدیریت با برنامه ریزی دو مقوله‌ی جداگانه‌ اما بسیار مکمل هستند که یک مدیر باید به هر دو آن اشراف داشته باشد تا بتواند به پرسش‌های این محتوا پاسخ دهد. در مقالات بعدی به اندیشان به تمام پرسش‌های بالا پاسخ خواهیم داد.