ساختار شکست کار (WBS) چیست؟ + راه حل کاربردی

یکی از ابزارهای علمی برای انجام دادن پروژه‌ها ساختار شکست کار است. پروژه‌ های بزرگ در صورتی که بدون برنامه‌ ای منسجم باشند، قطعاً به سرانجام نخواهند رسید. نکته اخیر در حالی است که یک سوال مهم برای بسیاری از متخصصان انجام پروژه‌ های بزرگ وجود دارد. این سوال مهم چنین است که: چرا با وجود برنامه ی مدون، امکان انجام دقیق پروژه‌ ها در تایم برنامه‌ ریزی شده وجود ندارد. پاسخ این سوال مربوط به ساختار شکست کار در مدیریت پروژه می‌ شود. یعنی نقشه ای که برنامه ریزان بدون ساختار شکست برای انجام پروژه طراحی کرده اند به طور دقیق نبوده است. لازم است بدانید که یک برنامه ی بد نه تنها به معنای نداشتن برنامه است؛ بلکه می‌ تواند به پروژه نیز آسیب برساند. یعنی چون برنامه ی طراحی شده قابلیت اجرایی ندارد، پس وجود آن با نبودنش برابر است. تا انتهای این مقاله با به‌اندیشان همراه باشید.

چرا ساختار شکست کار در پروژه‌ ها اجرا می‌ شود؟

ساختار شکست کار دقیقاً همان چیزی است که مالک پروژه احتیاج دارد. یعنی مالک پروژه تمایل دارد تا به طور دقیق از روند انجام یک پروژه مطلع شود تا بتواند گزارش کار خود را ارائه کند. همچنین امکان دارد که یک پیمانکار به جای یک پروژه چندین پروژه را در اختیار داشته باشد که این موضوع، اهمیت ساختار شکست کار را بیشتر می‌ کند. بنابراین پیمانکار باید به دنبال بهترین راهی باشد که بتواند پروژه‌ ها را به اتمام برساند. بهترین راه موجود که می‌ تواند در هزینه‌ها صرفه ‌جویی کند و ابزار انجام گام به گام پروژه ها باشد، تدوین ساختار شکست کار است. دقیقاً به همین دلیل است که پیمانکاران حرفه‌ ای از ‏WBS استفاده می‌ کنند. 

آیا می‌ دانید اهمیت انجام گام به گام پروژه در ساختار شکست کار چیست؟ انجام مرحله به مرحله پروژه باعث ایجاد یک چارچوب برای انجام پروژه های بزرگ می‌ شود. منظورمان از چهارچوب این است که تمام هزینه‌ ها مدیریت می‌ شوند و هر بخش با نظارت بیشتری به انتها می‌ رسد. همچنین اهمیت دیگری که WBS دارد این است که می توانید منابع خود را با توجه به مرحله انجام کار انتخاب کنید. همچنین اهمیت دیگری که انجام گام به گام یا همان ایجاد فاز در پروژه دارد، مربوط به پتانسیل و زمان انجام کار می‌ شود. یعنی داشتن برنامه باعث می‌ شود که تمام فاز های پروژه های شما مبتنی بر تحویل دادن هر مرحله باشند.

ساختار شکست کار یا WBS چیست؟

حال که دانستید اهمیت ساختار شکست کار در منابع و پیشبرد پروژه ‌ها چیست، باید خود آن را توضیح دهیم. WBS خلاصه شده ی کلمات Work Breakdown Structure می باشد. تعریف‌ های مختلفی از این اصطلاح ارائه شده که هر کدام نکته‌ های متفاوتی را بیان نموده اند. یکی از بهترین تعریف‌ های بین‌ المللی را برایتان توضیح می‌ دهیم. WBS، تجزیه و آنالیز سلسله مراحل انجام یک پروژه و تبدیل آنها به فازهای کوچک برای اجرایی شدن هدف کلی پروژه است. ساختار کلی شکست کار مطابق با یک چارت سازماندهی شده به طور عملیاتی، تعریف و اجرا می‌ شود. البته نمونه ساختار شکست کار پروژه نیز در موارد زیادی از پروژه ها وجود دارد که می توانید آنها را بررسی کنید. 

ساختار شکست کار از بالا به پایین چارت‌ بندی می‌ شود. یعنی هدف و خروجی پروژه در بالای چارت قرار داده می‌ شود و نسبت به آن هدف، چارت بندی آغاز می‌ شود. نوع چارت بندی و تقسیم آنها به فازهای متفاوت وابسته به تخصص و منابع شماست. البته شرایط هر پروژه ایجاب می‌ کند که در ابتدا اولویت‌ های رسیدن به هدف را انجام دهید و سپس به سایر فازها بپردازید. بعضی از مهمترین اصطلاحاتی که با در نظر گرفتن آنها می توانید چارت بندی را انجام دهید، عبارتند از:

• معیار های پذیرش (Acceptance Criteria): این قسمت مربوط به اهداف و اولویت‌های مربوط به مشتری و در نظر گرفتن نیازهای اوست.
• رساندن به مشتری (Deliverables): این قسمت مربوط به تحویل بخش‌های آماده شده ی پروژه به مشتری است.

معایب و مزایای ساختار شکست کار چیست؟

آیا می‌ دانید مهمترین مزیت در میان مزایای ساختار شکست کار چیست؟ مهمترین مزیت این است که قانون همه چیز محسوب می‌ شود. یعنی قانون از اعتبار ۱۰۰ درصدی برای چارت‌ بندی و اجرای آن‌ها برخوردار است. سخن اخیر بدین معنی است که اولاً باید تمام افراد و مراحل یک پروژه را در چارت‌ بندی در نظر داشته باشید. ثانیاً هر سطح باید به طور دقیق اجرا شود و انجام مراحل آن سطح موکول به هیچ شرط خارجی نشود. شاید در نظر بسیاری از مالکین پروژه‌ها این فکر ایجاد شود که امکان اجرای ۱۰۰ درصدی قانون در سطح‌ های پروژه ها وجود ندارد. بنابراین به جای آنکه قانون را به عنوان یک مزیت بدانند، آن را به عنوان یک عیب یا مانع در نظر می‌ گیرند.

 لازم است بدانید که ساختار شکست کار و چارت‌ بندی هر پروژه و اجرای ۱۰۰ درصدی قانون باعث پیشرفت حیرت انگیز مراحل پروژه می‌ شود. البته اجرای ساختار شکست نه تنها باعث پیشرفت پروژه می‌ شود؛ بلکه در هزینه‌ هایتان هم صرفه‌ جویی می‌ شود. یعنی زمانی که هر پروژه فازهای متعددی داشته باشد، خواهید دانست که دقیقاً به چه عناصر و بودجه ای احتیاج دارید و می‌توانید به کمک آن بودجه ریزی عملیاتی خوبی هم داشته باشید.

فایده و کاربرد ساختار شکست کار در پروژه‌ ها چیست؟

دلایل مفید بودن و به طور کلی کاربرد ساختار شکست کار، متعدد و متفاوت است. اولین فایده ی آن چنین است که باعث می‌ شود یک پروژه ی بسیار بزرگ تبدیل به بخش‌ های کوچک شود. زمانی که یک پروژه به اجزای کوچکی تقسیم می‌ شود، زمان به انتها رسیدن پروژه سریع‌ تر خواهد بود. دومین فایده WBS این است که در کنترل مدیریتی (کنترل در مدیریت) به شما کمک می‌کند و از شدت سختی آن می‌ کاهد. سومین فایده ی داشتن چارت این است که باعث می‌ شود از یک نقشه راه برخوردار شوید. موضوع اخیر باعث می‌ شود که بتوانید تیم‌ های یک پروژه را به طور هماهنگ بر روی هدفتان متمرکز کنید. زمانی که شما بتوانید از موازی کاری تیم‌ های پروژه جلوگیری کنید و بر روی قسمت‌ های مختلف آن کار کنید، قطعاً پیشرفت شما بیشتر خواهد بود.

چهارمین فایده ی استفاده از ساختار شکست کار مربوط به اصول آن است. یعنی بودجه‌ بندی و شناسایی نقاط عطف یک پروژه به خوبی انجام می‌گیرد و تیم پروژه بدون تعطیل شدن تا انتها کار می‌ کند. پنجمین فایده WBS چنین است که قانون دارای اعتبار کامل است و این موضوع باعث معتبر شدن انجام دهنده پروژه می‌ شود. همچنین دیگر هیچ اتفاق خارج از برنامه‌ ای باعث عدم پیشرفت پروژه نخواهد شد و غافلگیر نمی‌ شوید.

کدام نوع از WBS برای پروژه‌ ها کاربردی تر و مفید تر است؟

برای داشتن استفاده موثر از ساختار شکست کار در پروژه‌ ها باید اصول آن به طور کامل مورد استفاده قرار گیرند. این سخن بدین معناست که باید به جزئیات کار توجه کنید و با ساختار چارت‌ بندی آشنا باشید. اساساً این جزئیات کار هستند که باعث می‌شوند از انواع ساختار شکست کار برای به اتمام رساندن پروژه ها استفاده کنید. مهمترین مواردی که باید بدانید و در جزئیات چارت ها از آنها استفاده کنید را برایتان ذکر می‌ کنیم. توجه کردن به این نکات باعث می‌ شود که دلیل چارت‌ بندی متعدد و متفاوت در ساختار شکست کار برای هر پروژه را بدانید.

1. اولین مورد عبارت است از تعریف پروژه: اولین قدم برای داشتن WBS این است که پروژه را به طور علمی تعریف کنید. تعریف دقیق پروژه باعث واضح شدن اقدامات و تنظیم صحیح مقیاس بندی‌های لازم برای پروژه خواهد بود.
2. دومین موردی که باید در آشنایی با انواع ساختار شکست کار بدانید، مربوط به مرزبندی‌ ها می شود. زمانی که هر پروژه به طور دقیق، تعریف و مشخص شد؛ در گام دوم می‌ توانید مرزبندی‌ ها و حدودی که باید توسط مدیر رعایت شوند را تعین کنید.
3. سومین موردی که باید برای داشتن و انتخاب WBS بدانید، مربوط به مشخص کردن قسمت‌ های قابل تحویل پروژه است. سخن اخیر بدین معنی است که هر پروژه دارای قسمت‌ هایی است که امکان تحویل زودرس آنها وجود دارد. شما باید قسمت‌ های قابل تحویل را مطابق با چارت بندی، شناسایی کرده و تحویل دهید.

یک پروژه به چند نوع WBS احتیاج دارد؟

برای انتخاب نوع مورد نظرتان از میان انواع ساختار شکست کار باید مولفه های مختلفی را مد نظر داشته باشید. همچنین باید آشنایی اولیه‌ ای با انواع WBS داشته باشید تا بتوانید از هر کدام به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. WBS بر حسب نوعی که دارد به دسته‌ بندی‌ های مختلفی تقسیم می‌ شود. انواع مختلف ساختار شکست کار عبارتند از:

• ساختار شکست بر اساس سطح و طبقات انجام کار: در این نوع دسته‌ بندی به هر مرحله از کار، بودجه جداگانه‌ ای تعلق می‌ گیرد و بیشتر پروژه‌ های دولتی از این مورد استفاده می‌ کنند. این مورد با توجه به شرایط نامناسب و بی‌ ثبات اقتصادی فعلی می‌ تواند بهترین شیوه ی انجام پروژه‌ ها باشد.

دسته‌ بندی‌ های دیگر ساختار شکست کار عبارتند از: 

• ساختار شکست بر اساس نوع بخش‌ های سازمانی هر چارت
• ساختار شکست بر اساس محصول و نتیجه نهایی پروژه
• ساختار شکست بر حسب نوع و تعداد پیمانکاران
• ساختار شکست بر اساس بودجه و برنامه‌ ریزی

پیشنهاد می‌کنیم در مورد تفاوت بودجه ریزی و برنامه‌ریزی اطلاعات بیشتری کسب کنید.

نگارش یک ساختار شکست کار اصولی نیازمند تخصص و تجربه است. در این مقاله هدف ما آشنایی ابتدایی شما با این ساختار بود و برای نگارش آن نیاز به مطالعه و آموزش بیشتر دارید. اما اگر قصد دارید هر چه زودتر به اجرا برسانید ما سیستم برنامه‌ریزی، بودجه ریزی و کنترل پروژه به‌اندیشان را به شما پیشنهاد می‌کنیم که علاوه بر اینکه در نگارش ساختار شکست کار، ویژگی منحصر به فرد بیشتری هم دارد که می‌تواند برای شما بسیار مفید و سودمند باشد.